Pour passer d’une gestion sous Excel à un système de gestion, commencez par recenser vos tâches actuelles, ciblez une seule tâche problématique et démarrez petit. Vouloir tout remplacer d’emblée fait exploser le coût et les délais. Pour savoir si un système est nécessaire, demandez-vous si plusieurs personnes utilisent le même tableau en même temps et si une erreur de saisie peut provoquer un incident.
Quand continuer avec Excel et quand passer à un système
Excel reste un outil parfaitement utile pour les activités menées à quelques personnes et avec peu de données. Beaucoup de tâches n’ont pas besoin d’être informatisées.
Il vaut mieux envisager le passage à un système dans les situations suivantes.
- Plusieurs personnes ouvrent le même fichier et il arrive que des données soient écrasées et perdues
- On ne sait plus quelle est la « dernière version » du fichier
- Les recopies sont nombreuses et les mêmes informations sont saisies à plusieurs endroits
- Les erreurs de saisie entraînent des erreurs de facturation ou de commande
- Le fichier est devenu lourd et met du temps à s’ouvrir
- Seule la personne en charge sait comment faire et tout s’arrête en son absence
- Vous souhaitez consulter ou saisir des données depuis votre smartphone, en déplacement ou chez vous
Si trois points ou plus correspondent à votre situation, l’informatisation mérite d’être étudiée. Avec un ou deux points seulement, il suffit parfois de revoir votre façon d’utiliser Excel.
Étape 1 : décrire vos tâches actuelles telles quelles
La première chose à faire n’est pas de réfléchir au système, mais de décrire l’intégralité du déroulement de vos tâches actuelles.
- Qui ouvre quel fichier Excel, et pour quelle tâche
- Ce qui est saisi dans ce fichier Excel
- Qui utilise les données saisies, et où
- Qui effectue les recopies et les totalisations, et à quelle fréquence
- À quels endroits surviennent les erreurs
Lors de ce recensement, conservez des captures d’écran ou des photos des fichiers Excel réellement utilisés. Les noms des colonnes, la signification des couleurs et les commentaires de cellules des tableaux employés sur le terrain contiennent de nombreuses règles propres à l’entreprise.
Étape 2 : cibler une seule tâche problématique
Parmi les tâches recensées, choisissez-en une : celle qui prend le plus de temps ou celle qui génère le plus d’erreurs. Vouloir informatiser l’ensemble des activités d’un coup multiplie les décisions à prendre et fait traîner le développement.
Les critères de choix sont au nombre de trois.
| Critère | Point à examiner |
|---|---|
| Ampleur de l’impact | Une erreur a-t-elle des conséquences sur les clients ou sur le chiffre d’affaires ? |
| Charge de travail | Combien d’heures cela prend-il chaque jour ou chaque semaine ? |
| Nombre d’utilisateurs | Les tâches utilisées par beaucoup de personnes donnent des résultats plus visibles |
La tâche choisie en premier n’a pas besoin d’être la plus problématique de toutes. Commencer par une tâche dont les bénéfices seront nets et dont un échec aurait peu de conséquences facilite l’adhésion en interne.
Étape 3 : définir le périmètre et ce qui ne sera pas développé
Au moment de fixer le périmètre, déterminez en même temps « ce qui ne sera pas développé cette fois-ci ». Sans cela, les demandes supplémentaires s’accumulent en cours de développement.
Voici les points à définir.
- Les utilisateurs (salariés, personnel à temps partiel, partenaires, clients, etc.)
- Le lieu et le matériel d’utilisation (ordinateurs de l’entreprise, smartphones, tablettes)
- Les champs à saisir et les documents à produire (factures, listes, graphiques, etc.)
- Les liaisons avec d’autres services (logiciel de comptabilité, LINE, site web, etc.)
- Les fonctions qui ne seront pas développées cette fois-ci
L’ampleur du développement varie fortement selon que la liaison évoquée au point 4 est nécessaire ou non. Chez nous, le système peut être relié de façon à être utilisé depuis la même interface d’administration que le site web : une solution adaptée si vous souhaitez connecter la réservation ou la gestion clients à votre site.
Étape 4 : créer une maquette des écrans et la faire tester sur le terrain
Si l’on attend que le système soit terminé pour le faire utiliser, les écarts avec les besoins réels du terrain n’apparaissent qu’à ce moment-là. Pour les détecter tôt, on réalise une maquette des écrans pendant la conception.
- Créer une maquette des écrans et la faire manipuler par les utilisateurs réels
- Recueillir les points difficiles à saisir, les champs manquants et les champs inutiles
- Corriger la maquette et la faire tester de nouveau
- Passer au développement une fois le contenu validé
Pour la validation de la maquette, incluez impérativement les personnes qui s’en serviront au quotidien. Si seuls les responsables décident, le système ne correspondra pas au fonctionnement réel du terrain.
Étape 5 : développer, migrer les données et utiliser les deux en parallèle
Une fois le développement terminé, les données Excel sont transférées vers le système. À ce moment-là, si les fichiers Excel contiennent beaucoup de variantes d’écriture ou de cases vides, la migration demande beaucoup de travail : mélange de « Société X » et de « Sté X », formats de dates hétérogènes, etc. Pensez à nettoyer vos données avant la migration.
Plutôt que d’abandonner Excel immédiatement, il est plus sûr d’utiliser le système et Excel en parallèle pendant environ un mois. Vérifiez que les résultats concordent et assurez-vous que l’activité fonctionne bien avec le système avant de renoncer à Excel.
Étape 6 : corriger au fil de l’utilisation
Un système n’est jamais parfait au moment de sa livraison. Certains désagréments n’apparaissent qu’à l’usage. Considérez les 1 à 2 premiers mois comme une période consacrée à recueillir les retours du terrain et à enchaîner les petites corrections.
Désigner un point de contact pour les demandes de correction évite que les désagréments restent sans réponse. Nous vous conseillons de définir à l’avance avec le prestataire le circuit allant de la demande à la correction, puis à sa mise en ligne.
Les échecs fréquents dans le développement de systèmes de gestion
Vouloir tout remplacer d’un seul coup
Si l’on vise l’ensemble des activités, les spécifications ne se figent pas et le développement s’éternise. Commencer petit, avec une seule tâche, puis élargir en mesurant les résultats, permet finalement d’avancer plus vite.
Vouloir reproduire à l’identique les écrans Excel
Reproduire fidèlement l’apparence d’Excel dans un système revient à en reprendre aussi les inconvénients. Il faut repenser l’ensemble pour tirer parti des fonctions propres à un système : contrôle des saisies, totalisation automatique, historique, gestion des droits.
Décider sans associer les personnes du terrain
Ce sont les personnes du terrain qui utilisent le système tous les jours. Si elles ne participent pas dès la définition des spécifications, le système ne sera pas utilisé.
Ne pas définir de règles d’exploitation
Si l’on n’a pas défini qui saisit les données, qui les vérifie et qui les corrige, l’installation d’un système créera de la confusion. Désignez les responsables de l’exploitation avant de lancer le développement.
Se retrouver dans une situation où seul le prestataire peut intervenir
Si le prestataire devient injoignable, plus aucune correction ni maintenance n’est possible. Au moment du contrat, vérifiez le point de contact pour les demandes de correction, l’étendue de la maintenance et la possibilité d’exporter vos données.
Repères pour décider
Voici un tableau récapitulatif des différentes approches possibles.
| Situation | Démarche recommandée |
|---|---|
| Activité standardisée, un service du marché pourrait suffire | Utiliser un service cloud existant |
| Processus propres à l’entreprise, les solutions toutes faites ne conviennent pas | Développer un système de gestion sur mesure |
| Vous souhaitez relier la réservation ou la gestion clients à votre site web | Développer un système connecté au site web |
| Vous avez déjà un système, mais il est peu pratique | Étudier une refonte du système existant |
| Vous voulez d’abord faire un essai | Développer à petite échelle une seule tâche |
Toutes les activités n’exigent pas le développement d’un système. Si un service existant suffit, cette voie est moins coûteuse et plus rapide à mettre en œuvre.
Merci Ltd. développe des systèmes web : systèmes de réservation, de commandes et d’approvisionnement, systèmes de gestion interne, gestion clients, intégration avec LINE, etc. Nous utilisons l’IA sur une partie du développement afin de réduire les délais et les coûts. Nous pouvons également, après examen, prendre en charge la refonte de systèmes développés par d’autres prestataires.
Exemple de tableau de recensement
Présenter le recensement de l’étape 1 sous la forme du tableau suivant facilite les échanges avec le prestataire.
| Tâche | Fichier Excel utilisé | Personne qui saisit | Fréquence | Difficultés rencontrées |
|---|---|---|---|---|
| Établissement des devis | registre_devis.xlsx | Commercial | Quelques fois par semaine | Retrouver les anciens devis prend du temps |
| Gestion des commandes | liste_commandes.xlsx | Personnel administratif | Tous les jours | Les collaborateurs ne peuvent pas ouvrir le fichier en même temps et doivent attendre |
| Émission des factures | gestion_facturation.xlsx | Comptabilité | Fin de mois | Les données sont recopiées à la main depuis la liste des commandes |
Remplissez les lignes en les adaptant à votre propre activité. La colonne « Difficultés rencontrées » constitue l’objectif de l’informatisation.
Mesurer les effets de l’informatisation en chiffres
Comparez les quatre indicateurs suivants avant et après la mise en place.
- Le temps nécessaire au traitement d’un dossier
- Le nombre d’erreurs de saisie survenues
- Le temps passé à rechercher des informations
- L’ampleur du blocage de l’activité en cas d’absence de la personne en charge
Il est essentiel de relever ces chiffres avant la mise en place. Sans chiffres, impossible de savoir si le projet a porté ses fruits. Une semaine de mesures suffit pour commencer : chronométrez vos tâches.
Questions fréquentes
Cela dépend du périmètre à développer. Le déroulement comprend la clarification des besoins, la conception, le développement, la validation puis la mise en service ; nous vous indiquons les délais précis lors de l’entretien. Plus le périmètre est restreint, plus le démarrage est rapide.
Oui, elles peuvent être reprises. Toutefois, si les variantes d’écriture et les cases vides sont nombreuses, un travail de mise en ordre préalable sera nécessaire.
Après avoir pris connaissance de vos processus, nous vous indiquons si un service existant suffit ou si un développement est nécessaire.
Oui. Nous prenons en charge, sur demande, la correction des désagréments qui apparaissent à l’usage.
Oui. Nous pouvons le relier de façon à ce qu’il soit utilisable depuis la même interface d’administration que votre site web.
Contactez-nous dès le recensement de vos tâches actuelles
Le développement d’un système de gestion commence par le recensement des tâches actuelles et le choix d’une seule tâche problématique. Vous pouvez nous consulter dès l’étape du recensement.
Nous vous accompagnons de bout en bout : clarification des besoins, conception, développement et corrections après la mise en ligne.
