Excel 관리에서 업무 시스템으로 옮길 때는 현재의 업무를 적어 보고, 곤란을 겪는 업무를 하나로 좁혀 작게 만들기 시작합니다. 처음부터 전부를 대체하려고 하면 비용도 기간도 늘어납니다. 시스템으로 바꿔야 할지는 같은 표를 여러 사람이 동시에 사용하는지, 입력 실수가 사고로 이어지는지로 구분할 수 있습니다.
Excel 관리를 계속해도 되는 경우와 시스템으로 바꾸는 편이 좋은 경우가 있습니다
Excel은 소수의 인원이, 건수가 적은 업무라면 충분히 유용한 도구입니다. 시스템으로 만들 필요가 없는 업무도 많습니다.
시스템으로의 전환을 고려하는 편이 좋은 것은 다음과 같은 상태입니다.
- 여러 사람이 같은 파일을 열어 덮어쓰면서 내용이 지워지는 일이 있다
- 파일의 '최신판'이 어느 것인지 알 수 없게 된다
- 옮겨 적는 작업이 많아 같은 내용을 여러 곳에 입력하고 있다
- 입력 실수가 청구나 발주 오류로 이어지고 있다
- 파일이 무거워져 여는 데 시간이 걸린다
- 담당자만 방법을 알고 있어 그 사람이 쉬면 업무가 멈춘다
- 외부나 자택에서 스마트폰으로 보거나 입력하고 싶다
3개 이상 해당된다면 시스템화를 검토할 가치가 있습니다. 1~2개라면 Excel 사용 방법을 재검토하는 것만으로 충분한 경우도 있습니다.
절차 1 현재의 업무를 그대로 적어 봅니다
가장 먼저 할 일은 시스템을 구상하는 것이 아닙니다. 현재 업무의 흐름을 전부 적어 보는 것입니다.
- 누가, 어떤 업무를 위해, 어떤 Excel을 여는가
- 그 Excel에 무엇을 입력하는가
- 입력한 내용을 누가 어디에서 사용하는가
- 옮겨 적기나 집계는 누가 어느 정도 빈도로 하는가
- 실수가 발생하는 곳은 어디인가
적어 볼 때는 화면 캡처나 실제 Excel의 사진을 남겨 두세요. 현장에서 사용하는 표의 열 이름이나 색의 의미, 셀의 메모에는 그 회사만의 규칙이 담겨 있습니다.
절차 2 곤란을 겪는 업무를 하나로 좁힙니다
적어 본 업무 중에서 가장 시간이 많이 드는 것이나 가장 실수가 많은 것을 하나 고릅니다. 업무 전체를 한 번에 시스템화하려고 하면 정해야 할 것이 너무 많아 개발이 길어집니다.
고르는 기준은 다음 세 가지입니다.
| 기준 | 살펴볼 점 |
|---|---|
| 영향의 크기 | 잘못되었을 때 고객이나 매출에 영향이 있는가 |
| 수고의 크기 | 매일 또는 매주 몇 시간이 걸리는가 |
| 사용하는 사람의 수 | 많은 사람이 사용하는 업무일수록 효과가 잘 나타난다 |
처음에 고르는 업무가 전체에서 가장 곤란한 것일 필요는 없습니다. 확실히 효과가 보이고 실패해도 영향이 작은 업무부터 시작하면 사내의 이해도 얻기 쉬워집니다.
절차 3 만들 범위와 만들지 않을 것을 정합니다
범위를 정할 때 동시에 '이번에는 만들지 않을 것'을 정합니다. 만들지 않을 것이 정해져 있지 않으면 개발 도중에 추가 요청이 계속 늘어납니다.
정해 두어야 할 것은 다음 항목입니다.
- 사용하는 사람(직원, 파트타이머, 거래처, 고객 등)
- 사용하는 장소와 기기(사내 PC, 스마트폰, 태블릿)
- 입력할 항목과 출력할 장표(청구서, 목록표, 그래프 등)
- 다른 서비스와의 연동(회계 소프트웨어, LINE, 홈페이지 등)
- 이번에는 만들지 않을 기능
4번 연동이 필요한지 여부에 따라 개발 규모는 크게 달라집니다. 당사에서는 홈페이지와 같은 관리 화면에서 사용할 수 있는 시스템으로 연결할 수 있기 때문에, 예약이나 고객 관리를 홈페이지와 연동하고 싶은 경우에 적합합니다.
절차 4 화면 견본을 만들어 현장에서 직접 사용해 보게 합니다
시스템이 완성된 뒤에 사용하게 하면, 현장에서의 사용 편의성과의 차이를 그때서야 비로소 알게 됩니다. 이 차이를 이른 단계에서 발견하기 위해 설계 도중에 화면 견본을 만듭니다.
- 화면 견본을 만들어 실제 사용할 사람이 직접 다뤄 보게 한다
- 입력하기 불편한 점, 부족한 항목, 불필요한 항목을 듣는다
- 견본을 수정해 다시 한번 사용해 보게 한다
- 납득한 내용으로 개발에 들어간다
견본 확인에는 실제로 매일 사용할 사람을 반드시 참여시켜 주세요. 관리자만으로 결정하면 현장의 업무 방식과 맞지 않는 시스템이 됩니다.
절차 5 개발하고, 데이터를 옮기고, 병행해서 사용합니다
개발이 끝나면 Excel의 데이터를 시스템으로 옮깁니다. 이때 Excel 안에 표기가 제각각이거나 빈칸이 많으면 옮기는 데 수고가 많이 듭니다. '주식회사'와 '(주)'가 섞여 있거나, 날짜 입력 형식이 제각각인 경우입니다. 이전 작업 전에 데이터를 정리해 두세요.
곧바로 Excel을 그만두지 말고, 한 달 정도는 시스템과 Excel을 병행해서 사용하면 안심할 수 있습니다. 결과가 어긋나지 않는지 확인하고, 시스템으로 업무가 돌아가는 것을 확인한 뒤에 Excel을 놓으면 됩니다.
절차 6 사용하면서 수정합니다
시스템은 완성된 시점에 100점이 되지는 않습니다. 사용하기 시작한 뒤에야 알게 되는 불편이 있습니다. 사용 초기 1~2개월은 현장의 목소리를 모아 작은 수정을 거듭하는 기간이라고 생각해 주세요.
수정 요청을 접수하는 창구를 정해 두면 불편이 방치되지 않습니다. 요청을 받아 수정하고 반영하기까지의 흐름을 개발 회사와 미리 정해 두시기를 권장합니다.
업무 시스템 개발에서 흔한 실패
전부를 한 번에 대체하려고 한다
업무 전체를 대상으로 하면 사양이 정해지지 않아 개발도 길어집니다. 하나의 업무부터 작게 시작해 효과를 보면서 넓혀 가는 편이 결과적으로 더 빨리 진행됩니다.
Excel 화면을 그대로 재현하려고 한다
Excel의 겉모습을 똑같이 시스템으로 만들어도 Excel의 불편함까지 함께 물려받게 됩니다. 시스템만의 기능(입력 검사, 자동 집계, 이력 기록, 권한 설정)을 살리는 형태로 다시 만듭니다.
현장 사람을 참여시키지 않고 결정한다
시스템을 매일 사용하는 것은 현장의 사람들입니다. 사양을 정하는 단계부터 참여하지 않으면 쓰이지 않는 시스템이 됩니다.
운용 규칙을 정하지 않는다
누가 데이터를 입력하고, 누가 확인하고, 누가 수정하는지가 정해져 있지 않으면 시스템을 도입해도 혼란스러워집니다. 만들기 전에 운용 담당을 정해 주세요.
개발한 회사만 수정할 수 있는 상태가 된다
개발 회사와 연락이 닿지 않게 되면 수정도 유지보수도 할 수 없게 됩니다. 계약할 때 수정 요청 창구, 유지보수 범위, 데이터 반출이 가능한지를 확인해 주세요.
판단 기준
진행 방법의 선택지를 표로 정리합니다.
| 상황 | 적합한 진행 방식 |
|---|---|
| 업무가 정형화되어 있고 시판 서비스로 충분할 것 같다 | 기성 클라우드 서비스를 사용한다 |
| 자사만의 고유한 흐름이 있어 기성품으로는 맞지 않는다 | 업무 시스템을 개발한다 |
| 예약이나 고객 관리를 홈페이지와 연동하고 싶다 | 홈페이지와 연결해 개발한다 |
| 이미 시스템이 있지만 쓰기 불편하다 | 기존 시스템의 개선을 상담한다 |
| 우선 시험해 보고 싶다 | 하나의 업무만 작게 개발한다 |
모든 업무에 시스템 개발이 필요한 것은 아닙니다. 기성 서비스로 충분하다면 그쪽이 더 저렴하고 빠르게 시작할 수 있습니다.
Merci Ltd.의 웹 시스템 개발은 예약 시스템, 수발주 시스템, 사내 관리 시스템, 고객 관리, LINE 연동 등을 개발하고 있습니다. 개발의 일부에 AI를 활용해 기간과 비용을 줄이고 있습니다. 타사가 개발한 시스템의 개선에 대해서도 내용을 확인한 뒤 맡아 드릴 수 있는 경우가 있습니다.
작업 정리 시트 예시
절차 1의 작업 정리는 다음 표의 형태로 정리하면 개발 회사와 상담하기 쉬워집니다.
| 업무명 | 사용하는 Excel | 입력하는 사람 | 횟수 | 곤란한 점 |
|---|---|---|---|---|
| 견적서 작성 | 견적대장.xlsx | 영업 담당 | 주 몇 건 | 과거 견적을 찾는 데 시간이 걸린다 |
| 수주 관리 | 수주목록.xlsx | 사무 담당 | 매일 | 담당자가 동시에 열 수 없어 기다려야 한다 |
| 청구서 발행 | 청구관리.xlsx | 경리 담당 | 월말 | 수주 목록에서 손으로 옮겨 적고 있다 |
실제 행은 자사의 업무로 바꿔서 작성해 주세요. '곤란한 점' 칸이 시스템화의 목적이 됩니다.
시스템화의 효과를 수치로 확인합니다
도입 전후로 다음 네 가지를 세어 비교합니다.
- 1건을 처리하는 데 걸리는 시간
- 입력 실수가 발생한 건수
- 무언가를 찾는 데 걸리는 시간
- 담당자가 쉬었을 때 업무가 멈추는 정도
도입 전의 수치를 먼저 확보해 두는 것이 중요합니다. 수치가 없으면 효과가 있었는지 알 수 없습니다. 우선 1주일분이어도 괜찮으니 시간을 측정해 두세요.
자주 묻는 질문
만드는 범위에 따라 달라집니다. 요건을 정리하고 설계, 개발, 확인을 거쳐 공개하는 흐름으로 진행되며, 자세한 기간은 미팅에서 안내해 드립니다. 범위를 작게 좁힐수록 빨리 시작할 수 있습니다.
옮길 수 있습니다. 다만 표기가 제각각이거나 빈칸이 많은 경우에는 먼저 정리하는 작업이 필요합니다.
업무의 흐름을 들은 뒤 기성 서비스로 충분한지, 개발이 필요한지를 안내해 드립니다.
네. 사용하면서 나오는 불편한 점은 수정 의뢰를 받아 대응해 드립니다.
만들 수 있습니다. 홈페이지와 같은 관리 화면에서 사용할 수 있는 시스템으로 연결할 수 있습니다.
현재 업무를 적어 보는 단계부터 상담해 주세요
업무 시스템 개발은 현재의 업무를 적어 보고, 곤란을 겪는 업무를 하나로 좁히는 것에서 시작됩니다. 작업을 정리하는 단계에서도 상담하실 수 있습니다.
요건 정리부터 설계, 개발, 공개 후 수정까지 일관되게 담당합니다.
