从Excel管理转向业务系统时，要先梳理现有工作，把困扰的工作锁定为1项，从小处着手开始开发。如果一开始就想全部替换，费用和周期都会膨胀。是否该做成系统，可以通过是否多人同时使用同一张表、输入错误是否会酿成事故来判断。
有些情况可以继续用Excel管理，有些情况则更适合做成系统
如果是人数少、数据量少的业务，Excel是足够好用的工具。有很多业务并不需要做成系统。
出现以下情况时，就应该考虑替换为系统了。
- 多人同时打开同一个文件，有时会覆盖并丢失数据
- 搞不清哪个文件才是“最新版”
- 转抄作业多，同样的内容要输入到好几个地方
- 输入错误导致了开票或订货出错
- 文件变大变卡，打开要花很长时间
- 只有负责人知道怎么做，他一休假业务就停摆
- 希望在外出时或家里，用手机查看和录入
如果符合3项以上，就值得考虑系统化。如果只有1、2项，有时只要重新审视Excel的使用方式就够了。
步骤1 把现在的工作原样写出来
首先要做的不是构思系统，而是把现在的工作流程全部写出来。
- 谁、为了哪项工作、打开哪个Excel
- 在那个Excel里输入什么
- 输入的内容由谁在哪里使用
- 转抄和汇总由谁以多高的频率进行
- 错误出现在哪个环节
梳理时，请保留画面截图或实际Excel的照片。一线使用的表格的列名、颜色的含义、单元格备注里，凝聚着该公司特有的规则。
步骤2 把困扰的工作锁定为1项
在写出来的工作中，选出最耗时间或最容易出错的1项。如果想把整个业务一次性系统化，要决定的事情太多，开发就会拖长。
选择的标准有以下3点。
| 标准 | 关注要点 |
|---|---|
| 影响的大小 | 出错时是否会影响客户或销售额 |
| 工作量的大小 | 每天或每周要花几个小时 |
| 使用人数 | 使用人数多的业务更容易见效 |
最初选择的工作，不一定非要是整体中最困扰的那一项。从效果看得见、即使失败影响也小的工作开始，更容易获得公司内部的理解。
步骤3 确定要做的范围，以及不做的内容
确定范围时，同时也要确定“这次不做的内容”。如果没有明确不做的部分，开发途中追加的需求就会不断增加。
需要事先确定的有以下项目。
- 使用者（员工、兼职人员、合作方、客户等）
- 使用场所和设备（公司内的电脑、手机、平板）
- 输入的项目，以及输出的单据（发票、一览表、图表等）
- 与其他服务的对接（财务软件、LINE、网站等）
- 这次不做的功能
是否需要第4项的对接，会让开发规模有很大变化。本公司可以将系统对接为与网站同一后台即可使用的形式，因此适合希望把预约和客户管理与网站联动的情况。
步骤4 制作画面样例，让一线人员实际操作
如果等系统完成后才让大家使用，到那时才会发现与一线易用性之间的偏差。为了尽早发现偏差，要在设计过程中制作画面样例。
- 制作画面样例，让实际使用的人亲手操作
- 听取难以输入之处、缺少的项目、多余的项目
- 修改样例后，再让他们操作一次
- 在获得认可的内容基础上进入开发
确认样例时，请务必让每天实际使用的人参与。如果只由管理层决定，就会做出与一线实际运作方式不符的系统。
步骤5 进行开发、迁移数据，并行使用
开发完成后，把Excel的数据迁移到系统中。此时，如果Excel中写法不统一或空白单元格很多，迁移就会很费事。比如“株式会社”和“(株)”混用、日期的输入格式参差不齐等。迁移前，请先把数据整理好。
不要马上停用Excel，建议用1个月左右的时间，让系统与Excel并行使用，这样更放心。确认结果没有出入、业务能靠系统正常运转后，再放手Excel。
步骤6 一边使用一边修改
系统在完成的那一刻，并不是100分。总有一些不便是开始使用后才会发现的。请把开始使用后的1～2个月，视为收集一线意见、不断做小修改的时期。
事先确定接收修改申请的窗口，不便之处就不会被搁置。建议事先与开发公司确定好从接收申请、修改到上线反映的流程。
业务系统开发中常见的失败
想一次性全部替换
如果把整个业务都作为对象，需求定不下来，开发也会拖长。从1项工作开始小规模着手，一边看效果一边扩展，结果反而推进得更快。
想原样重现Excel的画面
就算把Excel的外观原封不动地做成系统，也会把Excel的不便一并继承过来。应重新设计成能发挥系统特有功能（输入校验、自动汇总、历史记录、权限设置）的形式。
不让一线人员参与就做决定
每天使用系统的是一线人员。如果不从确定需求的阶段就让他们参与，就会做出没人用的系统。
不制定运用规则
如果没有确定谁录入数据、谁确认、谁修改，就算引入了系统也会一片混乱。请在开发前确定运维负责人。
变成只有开发公司才能修改的状态
一旦联系不上开发公司，就既无法修改也无法维护。签约时，请确认修改申请的窗口、维护的范围，以及数据能否导出。
判断参考
将推进方式的选项整理成表格。
| 情况 | 适合的推进方式 |
|---|---|
| 业务是定型的，市售服务似乎就够用 | 使用现成的云服务 |
| 有公司独有的流程，现成产品不合用 | 开发业务系统 |
| 希望把预约和客户管理与网站联动 | 与网站对接进行开发 |
| 已经有系统，但不好用 | 商谈现有系统的改造 |
| 想先试一试 | 只针对1项工作做小规模开发 |
并非所有业务都需要系统开发。如果现成的服务就够用，那样更便宜、也能更快起步。
Merci Ltd.的网络系统开发，涵盖预约系统、订购系统、公司内部管理系统、客户管理、LINE联动等。开发的一部分运用AI，以压缩周期和成本。对于其他公司开发的系统的改造，在确认内容后也有可能承接。
梳理表的示例
步骤1的梳理结果，如果整理成下表的形式，与开发公司沟通会更顺畅。
| 作业名称 | 使用的Excel | 录入人员 | 次数 | 困扰之处 |
|---|---|---|---|---|
| 制作报价单 | 見積台帳.xlsx | 销售负责人 | 每周数件 | 查找过去的报价很费时间 |
| 订单管理 | 受注一覧.xlsx | 文员 | 每天 | 负责人无法同时打开，需要等待 |
| 开具发票 | 請求管理.xlsx | 财务负责人 | 月底 | 要从订单一览表手工转抄 |
请把实际的行替换成本公司的业务来填写。“困扰之处”一栏，就是系统化的目的。
用数据来确认系统化的效果
在引入前后，对以下4项进行计量比较。
- 处理1件所需的时间
- 发生输入错误的件数
- 查找资料所花的时间
- 负责人休假时业务停滞的程度
重要的是先把引入前的数字记录下来。没有数字，就无法判断是否有效果。先记录1周的量也可以，请把时间测量下来。
常见问题
会因开发范围而异。流程是整理需求、设计、开发、确认后上线，具体周期会在洽谈时说明。范围越小，越能更快起步。
可以迁移。不过，如果写法不统一或空白较多，就需要先进行整理。
我们会在了解业务流程后，为您说明现成服务是否够用，还是需要开发。
可以。使用过程中出现的不便，我们会根据修改委托进行处理。
可以。能够对接为与网站同一后台即可使用的系统。
从梳理现有工作的阶段起，就欢迎与我们商谈
业务系统的开发，始于梳理现有工作、把困扰的工作锁定为1项。即使还处在梳理阶段，也欢迎前来咨询。
从需求整理到设计、开发以及上线后的修改，我们都会一贯负责。
