Al pasar del control con Excel a un sistema de gestión empresarial, conviene describir las tareas actuales, limitar el problema a una sola tarea y empezar a construir a pequeña escala. Si intenta sustituirlo todo desde el principio, tanto el coste como el plazo se dispararán. Para saber si conviene implantar un sistema, fíjese en si varias personas usan la misma hoja al mismo tiempo o si un error de introducción puede provocar un incidente.
Hay casos en los que conviene seguir con Excel y otros en los que es mejor pasar a un sistema
Excel es una herramienta de gran utilidad si el equipo es reducido y el volumen de registros es pequeño. Hay muchas tareas que no necesitan convertirse en un sistema.
Conviene plantearse la sustitución por un sistema en situaciones como las siguientes.
- Varias personas abren el mismo archivo y a veces se sobrescriben y se pierden datos.
- Ya no se sabe cuál es la “última versión” del archivo.
- Hay mucho trabajo de transcripción y se introduce el mismo contenido en varios sitios.
- Los errores de introducción provocan fallos en facturas o pedidos.
- El archivo se vuelve pesado y tarda en abrirse.
- Solo el responsable sabe cómo hacerlo y, si falta, el trabajo se detiene.
- Quiere consultar o introducir datos desde el móvil, fuera de la oficina o desde casa.
Si se cumplen tres o más puntos, vale la pena plantearse la informatización. Si solo son uno o dos, a veces basta con revisar cómo se utiliza Excel.
Paso 1: Describa sus tareas actuales tal como son
Lo primero no es pensar en el sistema, sino describir por completo el flujo de trabajo actual.
- Quién abre qué archivo de Excel y para qué tarea
- Qué se introduce en ese Excel
- Quién utiliza esa información y dónde
- Quién realiza las transcripciones y los recuentos, y con qué frecuencia
- En qué punto se producen los errores
Al describirlo, guarde capturas de pantalla o fotos del Excel real. Los nombres de las columnas de las hojas que se usan a diario, el significado de los colores y las notas de las celdas concentran las reglas propias de cada empresa.
Paso 2: Limite el problema a una sola tarea
De entre las tareas descritas, elija la que más tiempo consume o la que más errores genera. Si intenta informatizar todo el proceso de una vez, habrá demasiadas decisiones que tomar y el desarrollo se alargará.
Los criterios de selección son estos tres.
| Criterio | Aspecto a observar |
|---|---|
| Magnitud del impacto | Si un error afecta a los clientes o a las ventas |
| Volumen de trabajo | Cuántas horas lleva cada día o cada semana |
| Número de usuarios | Cuanta más gente use la tarea, más fácil es notar el efecto |
La primera tarea que elija no tiene por qué ser la más problemática del conjunto. Si empieza por una tarea cuyo efecto se vea con claridad y cuyo posible fallo tenga poco impacto, será más fácil conseguir el apoyo interno.
Paso 3: Defina el alcance de lo que se va a crear y lo que no
Al definir el alcance, decida al mismo tiempo “lo que no se va a crear esta vez”. Si eso no está claro, las peticiones adicionales no dejarán de aumentar durante el desarrollo.
Conviene dejar definidos los siguientes puntos.
- Quién lo usará (empleados, personal a tiempo parcial, proveedores, clientes, etc.)
- Dónde y con qué dispositivos se usará (ordenadores de la empresa, móviles, tabletas)
- Qué datos se introducen y qué documentos se generan (facturas, listados, gráficos, etc.)
- Conexiones con otros servicios (software de contabilidad, LINE, el sitio web, etc.)
- Funciones que no se desarrollarán esta vez
Que sea necesaria o no la conexión del punto 4 cambia mucho la magnitud del desarrollo. En nuestro caso, podemos integrarlo como un sistema que se utiliza desde el mismo panel de administración que el sitio web, por lo que resulta adecuado cuando se desea vincular las reservas o la gestión de clientes con la página web.
Paso 4: Cree una maqueta de las pantallas y haga que el equipo la pruebe
Si espera a que el sistema esté terminado para que lo usen, las diferencias con la comodidad de uso real se descubrirán justo en ese momento. Para detectarlas pronto, se crea una maqueta de las pantallas durante el diseño.
- Crear una maqueta de las pantallas y hacer que la prueben las personas que la usarán realmente
- Preguntar qué resulta difícil de introducir, qué campos faltan y cuáles sobran.
- Corregir la maqueta y volver a someterla a prueba.
- Avanzar al desarrollo con el contenido ya aprobado.
En la validación de la maqueta deben participar siempre las personas que la usarán a diario. Si lo deciden únicamente los cargos directivos, el sistema no encajará con la forma de trabajar del día a día.
Paso 5: desarrolle, migre los datos y úselos en paralelo
Una vez finalizado el desarrollo, los datos de Excel se trasladan al sistema. En ese momento, si dentro del Excel hay muchas inconsistencias de escritura o celdas vacías, la migración lleva mucho tiempo. Por ejemplo, cuando se mezclan “株式会社” y “(株)” (ambas formas de “sociedad anónima”), o cuando el formato de las fechas no es uniforme. Antes de la migración, deje los datos bien ordenados.
En lugar de abandonar Excel de inmediato, es más seguro usar el sistema y Excel en paralelo durante aproximadamente un mes. Compruebe que los resultados coinciden y, cuando confirme que el trabajo funciona con el sistema, podrá prescindir de Excel.
Paso 6: corrija sobre la marcha
Un sistema no es perfecto en el momento de su entrega. Hay inconvenientes que solo se descubren al empezar a usarlo. Considere que los primeros uno o dos meses son un periodo para recoger la opinión del equipo e ir aplicando pequeñas correcciones.
Si se designa un punto de contacto para solicitar correcciones, los problemas no quedan desatendidos. Recomendamos acordar de antemano con la empresa de desarrollo el circuito desde la recepción de la solicitud hasta la corrección y su puesta en marcha.
Errores frecuentes en el desarrollo de sistemas de gestión
Intentar sustituirlo todo de una vez
Si se abarca todo el trabajo, las especificaciones no se cierran y el desarrollo se alarga. Empezar en pequeño con una sola tarea e ir ampliando según los resultados acaba siendo más rápido.
Intentar reproducir tal cual las pantallas de Excel
Copiar el aspecto de Excel en el sistema supone heredar también sus inconvenientes. Hay que rediseñarlo para aprovechar las funciones propias de un sistema (validación de datos, cálculos automáticos, registro del historial, gestión de permisos).
Decidir sin contar con el equipo que trabaja a diario
Quienes usan el sistema cada día son las personas del día a día. Si no participan desde la definición de las especificaciones, el sistema acabará sin usarse.
No definir las reglas de uso
Si no está claro quién introduce los datos, quién los revisa y quién los corrige, implantar un sistema solo generará confusión. Defina los responsables de la operativa antes de desarrollar.
Depender de que solo la empresa que lo desarrolló pueda modificarlo
Si la empresa de desarrollo deja de estar localizable, no será posible ni corregir ni mantener el sistema. Al firmar el contrato, confirme el canal para solicitar correcciones, el alcance del mantenimiento y si es posible exportar los datos.
Criterios para decidir
Resumimos las opciones de enfoque en la siguiente tabla.
| Situación | Forma de proceder recomendada |
|---|---|
| El trabajo es estándar y parece que basta con un servicio comercial. | Usar un servicio en la nube ya existente. |
| La empresa tiene un flujo propio y los productos existentes no encajan. | Desarrollar un sistema de gestión a medida. |
| Se quiere vincular las reservas o la gestión de clientes con el sitio web. | Desarrollarlo integrado con el sitio web. |
| Ya existe un sistema, pero resulta incómodo de usar. | Consultar la mejora del sistema existente. |
| Se quiere probar primero. | Desarrollar en pequeño una sola tarea. |
No todos los procesos necesitan un desarrollo a medida. Si basta con un servicio ya existente, esa opción resulta más barata y permite empezar antes.
Merci Ltd. desarrolla sistemas web como sistemas de reservas, de pedidos y compras, de gestión interna, de gestión de clientes y de integración con LINE. Utilizamos la IA en parte del desarrollo para reducir los plazos y los costes. También podemos encargarnos de la mejora de sistemas desarrollados por otras empresas, previa revisión del contenido.
Ejemplo de hoja de relevamiento
Si recoge el relevamiento del paso 1 con el formato de la siguiente tabla, le resultará más fácil plantear la consulta a la empresa de desarrollo.
| Nombre de la tarea | Excel utilizado | Quién introduce los datos | Frecuencia | Problema detectado |
|---|---|---|---|---|
| Elaboración de presupuestos | libro_de_presupuestos.xlsx | Comercial | Varias veces por semana | Lleva mucho tiempo buscar presupuestos anteriores. |
| Gestión de pedidos recibidos | lista_de_pedidos.xlsx | Administración | A diario | Los responsables no pueden abrirlo a la vez y tienen que esperar. |
| Emisión de facturas | gestion_de_facturacion.xlsx | Contabilidad | A fin de mes | Se transcriben los datos a mano desde el listado de pedidos. |
Sustituya las filas por las tareas reales de su empresa. La columna “Problema detectado” será el objetivo de la digitalización.
Compruebe con cifras el efecto de la digitalización
Antes y después de la implantación, mida y compare estos cuatro aspectos:
- El tiempo que lleva procesar un registro.
- El número de errores de introducción.
- El tiempo dedicado a buscar información.
- Hasta qué punto se detiene el trabajo cuando falta la persona responsable.
Es importante tomar las cifras previas a la implantación desde el principio. Sin datos, no se puede saber si ha habido mejora. Basta con medir los tiempos durante una semana.
Preguntas frecuentes
Depende del alcance del desarrollo. El proceso consiste en ordenar los requisitos, diseñar, desarrollar, validar y publicar; los plazos concretos se indican en la reunión. Cuanto más acotado sea el alcance, antes se puede empezar.
Sí, se pueden migrar. No obstante, si hay muchas inconsistencias de escritura o celdas vacías, antes será necesario ordenar los datos.
Tras conocer su flujo de trabajo, le indicamos si basta con un servicio ya existente o si es necesario un desarrollo a medida.
Sí. Atendemos las solicitudes de corrección de los inconvenientes que vayan surgiendo con el uso.
Sí. Podemos integrarlo como un sistema accesible desde el mismo panel de administración que el sitio web.
Consúltenos desde el momento en que haya anotado sus tareas actuales
El desarrollo de un sistema de gestión empieza por anotar las tareas actuales y acotarlas a una sola tarea problemática. Puede consultarnos ya en la fase de relevamiento.
Nos encargamos de todo el proceso: desde la definición de los requisitos hasta el diseño, el desarrollo y las correcciones posteriores a la publicación.
