El coste del desarrollo de sistemas depende del número de funciones que se crean, de la cantidad de pantallas y documentos, de las conexiones con otros servicios, del número de usuarios y del alcance del mantenimiento tras la puesta en marcha. Aunque dos sistemas se llamen igual, el importe varía mucho según su contenido, así que no se guíe solo por las cifras de referencia del mercado: aprender a leer el desglose del presupuesto es el camino más directo para conocer el coste adecuado.
El coste del desarrollo de sistemas depende del volumen del contenido
Cuando alguien pregunta «¿cuánto cuesta un sistema de reservas?», no existe una respuesta única. Incluso tratándose del mismo sistema de reservas, la cantidad de trabajo es muy distinta entre uno que solo recibe reservas y otro que incluye pagos, notificaciones por correo, gestión de socios e integración con LINE.
Los factores que determinan el coste son estos cinco:
- El número de funciones y la complejidad de cada una
- El número de pantallas y documentos (facturas, listados, etc.)
- Las conexiones con otros servicios (software de contabilidad, LINE, el sitio web, pagos, etc.)
- El número de usuarios y la forma de repartir los permisos
- El mantenimiento tras la puesta en marcha y el alcance de las correcciones
De todos ellos, los que más suelen pasarse por alto son el 3 y el 5. Cuanto mayor es el número de conexiones, más trabajo hace falta para adaptarse a las especificaciones del servicio ajeno. El mantenimiento supone un coste mensual tras la publicación, de modo que, si no figura en el presupuesto inicial, la carga aumentará más adelante.
En nuestro caso, el coste del desarrollo de sistemas varía mucho según el contenido, por lo que lo calculamos mediante un presupuesto personalizado.
El presupuesto se desglosa por fases del proyecto
Lo habitual es que el presupuesto de un desarrollo de sistemas esté desglosado por fases. A continuación resumimos en una tabla los apartados principales.
| Concepto | Contenido | Aspecto a observar |
|---|---|---|
| Definición de requisitos | Recoger qué se va a crear y plasmarlo en un documento | ¿Se dedica tiempo suficiente al principio? |
| Diseño | Definir las pantallas, la estructura de los datos y el funcionamiento | ¿Se crean maquetas de pantalla para validarlas? |
| Desarrollo | Escribir el programa | ¿Hay un desglose por funciones? |
| Pruebas | Comprobar el funcionamiento | ¿Se incluye tiempo de validación con los usuarios reales? |
| Migración de datos | Trasladar los datos desde el Excel existente u otras fuentes | ¿Se indican el alcance y el volumen de la migración? |
| Puesta en marcha y formación | Publicar en el entorno de producción y explicar su uso | ¿Se incluye la explicación sobre cómo usarlo? |
| Mantenimiento | Resolución de incidencias y correcciones tras la puesta en marcha | ¿Se indican el alcance y el coste mensual? |
Cuando reciba un presupuesto, compruebe primero que figuren estos siete apartados. Un presupuesto en el que solo pone «todo incluido» no permite saber qué comprende realmente. Pida que le faciliten el desglose.
También hay presupuestos expresados en hombres-mes. Un hombre-mes es el volumen de trabajo que realiza una persona durante un mes. «5 hombres-mes» significa el equivalente a cinco meses de trabajo de una sola persona. Es un método que calcula el importe a partir del precio por hombre-mes y el número de personas, pero si solo se comparan las tarifas unitarias, no se aprecian las diferencias de eficiencia ni de calidad del trabajo.
Hay dos tipos de contrato: por obra y por servicios
En el desarrollo de sistemas existen principalmente dos tipos de contrato.
| Tipo de contrato | Detalle | Cuándo conviene |
|---|---|---|
| Contrato por obra | Se paga por la entrega del producto terminado | Lo que se va a crear está claramente definido |
| Contrato por servicios (cuasi mandato) | Se paga por el trabajo en sí; no se garantiza la finalización | Se va definiendo sobre la marcha y se mejora de forma continua |
En el contrato por obra, el importe y los entregables están fijados, por lo que se puede prever el presupuesto. Sin embargo, si se cambian las especificaciones a mitad de camino, se generan costes adicionales. El contrato por servicios permite responder con flexibilidad a los cambios, pero tiene el inconveniente de que el importe total no queda definido desde el principio.
El Ministerio de Economía, Comercio e Industria de Japón publica un modelo de contrato para el desarrollo de sistemas denominado «Modelo de transacción y contrato de sistemas de información». Resulta útil como referencia a la hora de revisar el tipo de contrato, el alcance de las responsabilidades y el tratamiento de los entregables. Revisarlo una vez antes de firmar ayuda a comprender mejor el significado de cada partida del presupuesto.
Aspectos a tener en cuenta al comparar presupuestos
Cuando solicite presupuestos a varias empresas, compruebe los siguientes puntos.
- Si la comparación se hace con el mismo alcance de trabajo
- Si se incluye el coste de mantenimiento
- Si se indican las condiciones en las que surgen costes adicionales
- Si es posible exportar los datos o traspasarlos a otra empresa
- Quién es la persona responsable y cuál es el canal de contacto
Si elige la empresa más barata, puede encontrarse con que no incluía las funciones necesarias. Pregunte a las empresas el motivo de la diferencia de importe. Lo más seguro es elegir una empresa cuyas explicaciones sean concretas y convincentes.
Para poder comparar presupuestos, conviene preparar de antemano un «documento de una página con sus requisitos», de modo que todas las empresas reciban la misma información. En ese documento se indican el problema que se quiere resolver, los usuarios, las funciones necesarias, los servicios que se desean integrar y las fechas deseadas.
Qué puede hacer para reducir los costes
Reducir el coste del desarrollo de sistemas no consiste únicamente en recortar funciones.
- Empezar solo con las funciones imprescindibles e ir añadiendo otras con el uso
- Usar tal cual los servicios ya existentes allí donde resulten suficientes
- Revisar pronto las maquetas de pantalla para evitar rehacer el trabajo después
- Priorizar los requisitos y decidir cuáles pueden posponerse
- Consultar con empresas que aprovechan la IA en parte del desarrollo
El punto 3 es especialmente eficaz. Si se da cuenta de que «no es lo que imaginaba» una vez terminado el proyecto, rehacerlo encarece el coste.
En nuestra empresa aprovechamos la IA en parte del desarrollo para reducir plazos y costes.
Errores habituales con los costes del desarrollo de sistemas
Pedir presupuesto sin haber definido bien los requisitos
Si pide presupuesto con requisitos imprecisos, el importe variará enormemente. Empiece por anotar las tareas actuales y ordenar los problemas antes de consultarnos.
Fijarse solo en el presupuesto inicial y no pensar en el mantenimiento
Las correcciones posteriores a la publicación, el coste del servidor y la resolución de incidencias son gastos mensuales. No compare solo el coste de desarrollo, sino el importe total de uno a varios años.
Cambiar las especificaciones una y otra vez durante el proyecto
Cada cambio de especificaciones genera un coste adicional. Para las partes donde prevea cambios, consulte formas de plantear el contrato, como avanzar desde el inicio con un contrato por servicios o dividir el desarrollo en partes pequeñas.
No contar con los usuarios finales en la validación de las pantallas
Las pantallas definidas únicamente por el responsable del proyecto a veces resultan poco prácticas en el día a día. Deje que las personas que trabajarán con ellas las prueben antes de cerrar las especificaciones.
No aclarar qué ocurre con un sistema creado por otra empresa
Si ya dispone de un sistema, el coste variará según si se rehace o se reforma. Podemos encargarnos de la mejora de sistemas desarrollados por otras empresas, previa revisión de su contenido.
Criterios para decidir
A continuación resumimos el enfoque de costes según la forma de avanzar.
| Situación | Cómo plantear el presupuesto |
|---|---|
| Lo que se va a crear está claro | Avanzar con un contrato por obra, con el importe total cerrado |
| Quiere ir definiéndolo sobre la marcha | Contrato por servicios, fijando el plazo y el volumen de trabajo |
| Quiere hacer una prueba a pequeña escala | Crear primero una sola función, ver sus resultados y ampliarla después |
| Ya dispone de un sistema | Presupuestar tanto la reforma como la reconstrucción y compararlas |
| Quiere integrarlo con la página web | Consultarlo todo, integración incluida, con una sola empresa |
Sea cual sea el enfoque, poner en palabras qué le preocupa y qué quiere conseguir antes de pedir presupuesto mejora la precisión del importe.
Ejemplo de documento de una página para adjuntar a la solicitud de presupuesto
Para solicitar presupuesto a varias empresas en las mismas condiciones, resuma los siguientes puntos en una sola página.
| Concepto | Ejemplo de redacción |
|---|---|
| Problema que se quiere resolver | Transcribir los pedidos lleva una hora cada día |
| Usuarios | 5 comerciales y 2 administrativos |
| Funciones necesarias | Creación de presupuestos, registro de pedidos y emisión de facturas |
| Servicios que se desean integrar | Software de contabilidad y correo electrónico |
| Datos actuales | Listado de pedidos en Excel (unos 3 años) |
| Fecha deseada | Queremos empezar a usarlo al inicio del próximo ejercicio |
| Planteamiento del presupuesto | Límite máximo de la inversión inicial e importe mensual asumible |
Utilice este documento sustituyendo los datos por las cifras reales de su empresa. El simple hecho de contar con él acorta el tiempo de las reuniones de toma de requisitos y mejora la precisión del presupuesto.
Qué preguntar tras recibir el presupuesto
Cuando reciba el presupuesto, plantee a la empresa las siguientes preguntas.
- ¿En qué casos puede cambiar el importe?
- ¿Hasta cuándo es posible modificar las especificaciones sin coste?
- ¿Durante cuánto tiempo se corrigen gratis las incidencias tras la puesta en marcha?
- ¿Qué ocurre con el traspaso de información si cambia la persona responsable?
- ¿Podré traspasar en el futuro el programa y los datos a otra empresa?
Una empresa que responda de forma concreta y por escrito es un interlocutor en el que resulta fácil confiar.
Qué conviene acordar en la relación con la empresa de desarrollo
Si antes de cerrar el importe del presupuesto se acuerdan también las normas de comunicación, se reducen los malentendidos durante el desarrollo.
- La persona de contacto (una por cada parte)
- La frecuencia de los informes de avance
- El procedimiento para solicitar cambios en las especificaciones
Preguntas frecuentes
Varía mucho según las funciones que se desarrollen, el número de pantallas, las integraciones, el número de usuarios y el alcance del mantenimiento. En nuestra empresa preparamos el presupuesto tras conocer los detalles del proyecto.
Anote el problema que quiere resolver, los usuarios, las funciones necesarias, los servicios que desea integrar y las fechas deseadas. Si dispone de los archivos de Excel o los documentos que utiliza actualmente, mostrárnoslos mejorará la precisión del presupuesto.
Sí: el coste del servidor, la resolución de incidencias y el mantenimiento para las correcciones. Confirme el alcance y el importe del mantenimiento junto con el presupuesto de desarrollo.
Aprovechamos la IA en parte del desarrollo para reducir plazos y costes. Antes de la publicación realizamos comprobaciones de funcionamiento para asegurarnos de que no hay problemas.
Podemos aceptarlo en algunos casos, tras revisar el contenido. Cuéntenos primero su situación actual.
Antes del presupuesto, consúltenos para ordenar sus necesidades
El coste del desarrollo de sistemas depende de las funciones, las pantallas, las integraciones, los usuarios y el mantenimiento. Si no sabe por dónde empezar, puede comenzar simplemente contándonos qué tareas le resultan problemáticas.
En nuestra empresa nos encargamos de todo el proceso: desde la definición de requisitos hasta el diseño, el desarrollo y las correcciones posteriores a la publicación.
