Sur le site d'une clinique, les rendez-vous augmentent lorsque les soins proposés, les horaires de consultation et la façon de réserver apparaissent dès le premier écran. Il faut également respecter les règles du ministère de la Santé japonais sur la publicité médicale, qui interdisent notamment les témoignages de patients et les formulations exagérées. En respectant ces deux principes, huit pages environ suffisent.
Les patients cherchent d'abord les horaires de consultation et la façon de prendre rendez-vous
Lorsqu'un patient ouvre le site d'une clinique, il cherche avant tout les informations lui permettant de savoir s'il peut y être pris en charge. Concrètement : les spécialités, les horaires de consultation, les jours de fermeture, les modalités de rendez-vous et l'adresse. Le mot du médecin-chef ou la philosophie du cabinet ne sont lus qu'ensuite.
C'est pourquoi il faut placer ces quatre éléments dans le premier écran de la page d'accueil.
- Les spécialités et des exemples de symptômes
- Les horaires de consultation du jour et les jours de fermeture
- Le bouton de prise de rendez-vous (en ligne, par téléphone)
- L'adresse et l'itinéraire depuis la gare la plus proche
Comme beaucoup de visiteurs consultent le site sur smartphone, le bouton téléphone doit permettre de lancer l'appel directement.
Une structure de pages qui mène à la prise de rendez-vous
En construisant le site de la clinique autour des huit pages suivantes, vous répondez dans l'ordre aux questions que se posent les patients.
| Page | Question du patient | Contenu à publier |
|---|---|---|
| Accueil | Puis-je être pris en charge ici ? | Spécialités, horaires de consultation, rendez-vous, adresse |
| Présentation des soins | Mes symptômes peuvent-ils être traités ici ? | Explications par symptôme ou par pathologie, et déroulement de la consultation |
| Présentation des médecins et de l'équipe | Quel genre de médecin est-ce ? | Parcours, spécialité, diplômes, approche des soins |
| Le cabinet et les équipements | Est-ce un lieu facile d'accès ? | Salle d'attente, salle de consultation, accessibilité, parking |
| Première visite | Que faut-il apporter lors de la première consultation ? | Documents à apporter, questionnaire médical, carte d'assurance, ordre de grandeur des frais |
| Horaires et accès | Quand et comment s'y rendre ? | Tableau des horaires, plan, moyens de transport |
| Actualités | Y a-t-il des changements exceptionnels ? | Fermetures, modifications d'horaires, consignes en cas d'épidémie |
| Questions fréquentes | Que faire dans tel ou tel cas ? | Modification d'un rendez-vous, documents à apporter, moyens de paiement |
Concevoir la présentation des soins pour une recherche par symptôme
Les patients font leurs recherches à partir de symptômes, non de noms de maladies. En créant des pages portant des intitulés comme « mal de tête », « mal de gorge » ou « bouffées de chaleur », vous serez trouvé dans les moteurs de recherche. Indiquez sur ces pages les causes possibles, les signes qui doivent amener à consulter et le déroulement de la consultation.
Présenter le parcours du médecin et son approche des soins
Dans la présentation du médecin, indiquez l'université d'origine, les hôpitaux où il a exercé, les diplômes de spécialiste obtenus et les sociétés savantes auxquelles il appartient. Exprimez son approche des soins avec des mots qui montrent clairement sa façon d'accompagner les patients. Une photo du médecin en train de parler en salle de consultation atténue l'appréhension d'une première visite.
Dissiper les inquiétudes grâce à la page « Première visite »
Les nouveaux patients s'inquiètent de ce qu'ils doivent apporter, du temps d'attente et des frais. Une page unique regroupant la carte d'assurance, le carnet de suivi des médicaments, la nécessité ou non d'une lettre d'adressage, la possibilité de remplir le questionnaire médical à l'avance et les moyens de paiement réduit les appels téléphoniques.
Respecter les règles encadrant la publicité médicale
Lors de la création du site d'une clinique, il faut respecter les directives du ministère de la Santé japonais sur la publicité médicale. En principe, le site d'un établissement de santé n'est pas considéré comme une publicité, mais les informations relatives aux soins non remboursés tombent sous le coup de la réglementation publicitaire si certaines conditions ne sont pas remplies.
Les principales formulations interdites en publicité sont les suivantes. Ne les publiez pas non plus sur votre site.
- Les contenus mensongers ou les formulations exagérées laissant croire à une qualité nettement supérieure à la réalité
- Les formulations affirmant une supériorité par rapport à d'autres établissements de santé
- La publication, à titre publicitaire, de témoignages ou d'avis de patients
- La publication de photos avant/après traitement sans explication
- Les formulations affirmant un résultat, comme « guérison garantie » ou « totalement sans risque »
Si vous publiez des informations sur des soins non remboursés, quatre conditions permettent d'échapper à la réglementation publicitaire (d'après les directives du ministère de la Santé sur la publicité médicale).
- Il doit s'agir d'informations que le patient consulte de sa propre initiative
- Un contact doit être indiqué pour les informations présentées
- Le contenu du traitement non remboursé et son coût doivent être indiqués
- Les risques et effets secondaires du traitement non remboursé doivent être indiqués
Créez les pages consacrées aux soins non remboursés en respectant ces quatre conditions. Ces directives pouvant être révisées, vérifiez-en la version la plus récente sur le site du ministère de la Santé avant de lancer votre projet.
Mettre en place un système de réservation
Pour augmenter le nombre de rendez-vous, envisagez la mise en place d'un système de réservation en ligne. Le téléphone n'est joignable que pendant les heures de consultation, alors que la réservation en ligne fonctionne aussi le soir et les jours de fermeture.
Avant de choisir un système de réservation, définissez ces trois points.
- Le périmètre des réservations : uniquement les premières visites, ou aussi les consultations de suivi
- L'organisation des créneaux : nombre de patients par plage horaire, créneaux par spécialité
- L'existence ou non d'une connexion avec le dossier médical informatisé ou le système d'accueil
Placez le bouton de prise de rendez-vous sur la page d'accueil, la page de présentation des soins et la page d'accès. Depuis n'importe quelle page, un seul clic doit suffire pour atteindre l'écran de réservation.
Avis en ligne et référencement
Avant de consulter, les patients lisent aussi les avis publiés sur les applications de cartographie. Veillez à ce que les informations du site et celles affichées sur les cartes (horaires, numéro de téléphone, adresse) concordent. Si vous modifiez vos horaires et ne mettez à jour que le site en laissant les cartes obsolètes, des patients se présenteront en dehors des heures de consultation.
Pour être trouvé dans les recherches, les articles consacrés à des symptômes sont efficaces. Rédigez par exemple, sous la supervision d'un médecin, des articles répondant aux questions des patients, comme « Quel spécialiste consulter en cas de mal de gorge persistant ? ». Comme l'exactitude du contenu fonde la confiance en matière d'information médicale, indiquez dans l'article le nom de l'auteur et celui du médecin qui l'a validé.
Les erreurs fréquentes dans la création de sites de cliniques
Le tableau des horaires publié sous forme d'image
Un tableau d'horaires inséré en image n'est lisible sur smartphone qu'en zoomant, et il n'est pas pris en compte par les moteurs de recherche. Créez un tableau composé de texte.
L'annonce tardive d'une fermeture exceptionnelle
Si l'annonce d'une fermeture ou d'un changement d'horaires est publiée tardivement sur le site, les appels affluent. Prévoyez une organisation permettant à n'importe qui de mettre à jour les actualités immédiatement.
La publication de formulations contraires à la réglementation
On est parfois tenté de se comparer à d'autres cabinets ou de publier les impressions des patients. Avant la mise en ligne, relisez les textes à la lumière de la réglementation publicitaire.
Un mot du médecin-chef trop long
Un site dont la page d'accueil présente un long message de bienvenue, sans que l'on trouve les horaires de consultation, provoque des abandons. Déplacez ce message vers la page de présentation du médecin.
Ce qu'il faut vérifier avant de confier le projet à une agence
Avant de confier la création du site de votre clinique, vérifiez ces trois points.
- L'agence comprend-elle les règles sur la publicité médicale et sait-elle rédiger en conséquence ?
- Peut-on échanger avec elle sur le système de réservation et la cohérence avec les applications de cartographie ?
- Dispose-t-elle d'une organisation permettant de demander une mise à jour rapide des actualités après la mise en ligne ?
La création sur mesure de Merci Ltd. démarre à 250 000 yens de frais initiaux (environ 5 pages) ou 500 000 yens (environ 10 pages), avec un abonnement mensuel à partir de 3 000 yens. Après la mise en ligne, vous pouvez demander les modifications de textes et d'images par chat ou par LINE, ce qui permet d'afficher très vite une fermeture exceptionnelle. La mise en place d'un système de réservation fait l'objet d'un devis selon vos besoins.
Les points à contrôler avant la mise en ligne
Avant de mettre en ligne le site de votre clinique, vérifiez un à un les points suivants.
| Point à contrôler | Vérification |
|---|---|
| Horaires de consultation | Le tableau des horaires est-il en texte, et les jours de fermeture ainsi que l'heure de fin des admissions sont-ils indiqués ? |
| Réservation | Les boutons d'appel téléphonique et de réservation en ligne apparaissent-ils sur toutes les pages ? |
| Présentation du médecin | Les intitulés des diplômes et des sociétés savantes correspondent-ils à leur dénomination officielle ? |
| Formulations | Reste-t-il des comparaisons, des affirmations catégoriques, des témoignages ou des formulations exagérées ? |
| Soins non remboursés | Le contenu du traitement, son coût, ses risques et ses effets secondaires sont-ils indiqués ? |
| Informations cartographiques | Les horaires, le numéro de téléphone et l'adresse concordent-ils avec ceux des applications de cartographie ? |
| Smartphone | Le bouton téléphone lance-t-il l'appel ? Les tableaux débordent-ils de l'écran ? |
La relecture des formulations ne doit pas être faite uniquement par le prestataire : le médecin-chef et le responsable administratif doivent également y participer. En effet, la réglementation de la publicité médicale s'apprécie selon l'impression produite sur le lecteur, même si le texte a été rédigé sans mauvaise intention.
Exemples de contenus à publier selon la spécialité médicale
Le contenu des pages consacrées aux symptômes varie selon la spécialité. En médecine générale, indiquez à partir de quel moment consulter en cas de fièvre ou de toux, et quels éléments d'évolution des symptômes noter avant la consultation. En pédiatrie, précisez le bon moment pour consulter et ce que les parents doivent apporter (carnet de santé maternité-enfance, carnet de suivi des médicaments). En dermatologie ou en orthopédie, décrire le déroulement de la consultation et les types d'examens réduit l'inquiétude.
Questions fréquentes
Les directives sur la publicité médicale n'autorisent pas la publication de témoignages de patients à titre publicitaire. Évitez donc de publier des impressions de patients sur votre site.
La rédaction peut être confiée à une personne autre qu'un médecin, mais l'exactitude du contenu doit être validée par un médecin. L'article doit mentionner le nom de l'auteur et celui du médecin qui l'a supervisé.
Vous pouvez démarrer avec 7 à 8 pages : accueil, présentation des soins, présentation du médecin, première visite, accès, actualités et questions fréquentes. Les pages par symptôme peuvent être ajoutées après la mise en ligne.
Ce n'est pas indispensable. De nombreux cabinets se contentent très bien du téléphone. La réservation en ligne devient utile lorsque les demandes nocturnes sont nombreuses ou que l'équipe n'arrive plus à répondre aux appels.
Après la mise en ligne, vous pouvez demander les modifications par chat ou par LINE. Nous traitons la demande, la vérifions et la testons avant de la publier en production.
Nous définissons ensemble, lors d'un entretien, la structure de la présentation des soins
Le succès du site d'une clinique dépend de l'ordre dans lequel il répond aux questions des patients et de la rédaction de textes conformes à la réglementation. Nous vous proposons une structure adaptée à vos spécialités et aux particularités de votre cabinet après avoir écouté vos problématiques actuelles.
