O que faz o site de uma clínica aumentar os agendamentos é uma construção em que os serviços oferecidos, os horários de atendimento e a forma de agendar ficam visíveis já na primeira tela. Além disso, é condição obrigatória seguir as diretrizes de publicidade médica do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão, não publicando depoimentos nem expressões exageradas. Atendendo a esses dois pontos, cerca de 8 páginas já são suficientes.
Os pacientes procuram primeiro o horário de atendimento e a forma de agendar
A primeira coisa que o paciente procura ao abrir o site de uma clínica é a informação que lhe permite decidir se poderá ser atendido ali. Concretamente, são quatro pontos: especialidades, horários de atendimento, dias de folga, forma de agendamento e localização. A mensagem do diretor e a filosofia da clínica são lidas depois.
Por isso, coloque os quatro itens a seguir na primeira tela da página inicial.
- Especialidades atendidas e exemplos de sintomas
- Horário de atendimento do dia e dias sem atendimento
- Botão de agendamento (on-line e por telefone)
- Localização e caminho a partir da estação mais próxima
Como muitas pessoas acessam pelo smartphone, o botão de telefone deve permitir ligar diretamente ao ser tocado.
Estrutura de páginas que leva ao agendamento
Montando o site da clínica com as oito páginas a seguir, é possível responder às dúvidas do paciente na ordem certa.
| Página | Dúvida do paciente | Conteúdo a publicar |
|---|---|---|
| Página inicial | Serei atendido aqui? | Especialidades, horários de atendimento, agendamento, localização |
| Informações de atendimento | Meu sintoma é tratado aqui? | Explicação por sintoma e por doença, e como é a consulta |
| Apresentação dos médicos e da equipe | Como é o médico? | Formação, especialidade, títulos e filosofia de atendimento |
| Instalações da clínica | É um lugar fácil de frequentar? | Sala de espera, consultório, acessibilidade, estacionamento |
| Para quem vem pela primeira vez | O que levar na primeira consulta? | O que levar, ficha de anamnese, carteira do plano de saúde, estimativa de custos |
| Horários e como chegar | Quando e como ir? | Tabela de horários, mapa, meios de transporte |
| Avisos | Há alguma alteração temporária? | Fechamento, mudanças de horário, alertas sobre doenças infecciosas |
| Perguntas frequentes | O que fazer nessas situações | Alteração de agendamento, o que levar, formas de pagamento |
Monte as informações de atendimento de forma que possam ser buscadas pelo sintoma
Os pacientes pesquisam pelo sintoma, não pelo nome da doença. Se você criar páginas com nomes de sintomas, como “dor de cabeça”, “dor de garganta” ou “ondas de calor”, elas serão encontradas nas buscas. Na página, descreva as possíveis causas, quando procurar atendimento e como é a consulta.
Na apresentação do médico, informe a formação e a filosofia de atendimento
Na apresentação do médico, informe a universidade de formação, os hospitais em que atuou, os títulos de especialista obtidos e as sociedades médicas das quais participa. Escreva a filosofia de atendimento com palavras que mostrem como ele se relaciona com os pacientes. Uma foto em que ele aparece conversando no consultório ajuda a reduzir a tensão de quem vai pela primeira vez.
Elimine as inseguranças com a página “Para quem vem pela primeira vez”
O paciente de primeira consulta tem dúvidas sobre o que levar, o tempo de espera e os custos. Uma única página que reúna a carteira do plano de saúde, a caderneta de medicamentos, se é necessário encaminhamento, se a ficha de anamnese pode ser preenchida antes e as formas de pagamento reduz as ligações com perguntas.
Cumprir as diretrizes de publicidade médica
Ao criar o site de uma clínica, é necessário cumprir as “Diretrizes de Publicidade Médica” do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar do Japão. Em princípio, o site de um estabelecimento de saúde não é tratado como publicidade, mas informações sobre tratamentos particulares, por exemplo, ficam sujeitas às regras de publicidade caso não cumpram determinadas condições.
As principais expressões proibidas como publicidade são as seguintes. Não as publique nem no site.
- Conteúdo falso ou expressões exageradas que levem a crer que a clínica é muito superior ao que realmente é
- Expressões que afirmem superioridade em relação a outros estabelecimentos de saúde
- Publicar depoimentos ou avaliações de pacientes como publicidade
- Publicar fotos de antes e depois do tratamento sem explicações
- Expressões que garantam resultados, como “cura garantida” ou “totalmente seguro”
Ao publicar informações sobre tratamentos particulares, há quatro condições para ficar fora das regras de publicidade (segundo as Diretrizes de Publicidade Médica do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar).
- Ser a exibição de informações que o paciente busca por iniciativa própria
- Informar um contato para esclarecimentos sobre o conteúdo exibido
- Informar o conteúdo do tratamento particular e os custos
- Informar os riscos e os efeitos colaterais do tratamento particular
Crie as páginas de tratamentos particulares de forma a cumprir esses quatro pontos. Como as diretrizes podem ser revisadas, consulte a versão mais recente no site do Ministério da Saúde, Trabalho e Bem-Estar antes de iniciar a produção.
Implantar um sistema de agendamento
Para aumentar os agendamentos, considere implantar um sistema de agendamento on-line. O telefone só funciona dentro do horário de atendimento, mas o agendamento on-line recebe pedidos à noite e nos dias sem atendimento.
Antes de escolher o sistema de agendamento, defina os três pontos a seguir.
- O escopo dos agendamentos aceitos: apenas primeiras consultas ou também retornos
- Como organizar as vagas: número de pessoas por faixa de horário e vagas por especialidade
- Se haverá ou não integração com o prontuário eletrônico e o sistema de recepção
Coloque o botão de agendamento nas páginas inicial, de informações de atendimento e de localização. A construção deve permitir chegar à tela de agendamento com um único toque, a partir de qualquer página.
Estratégias para avaliações e buscas
Antes da consulta, os pacientes também leem as avaliações nos aplicativos de mapas. Faça com que as informações do site coincidam com as informações da clínica exibidas no mapa (horários de atendimento, telefone e endereço). Se o horário mudar e você atualizar apenas o site, deixando a informação do mapa desatualizada, haverá pacientes chegando fora do horário de atendimento.
Para ser encontrado nas buscas, colunas sobre sintomas funcionam bem. Por exemplo, escreva, com supervisão médica, artigos que respondam a dúvidas dos pacientes, como “a que especialidade recorrer quando a dor de garganta persiste”. Como, nas informações médicas, a exatidão do conteúdo é a base da confiança, inclua no artigo o nome de quem o escreveu e do médico que o supervisionou.
Erros frequentes na criação de sites para clínicas
A tabela de horários está em formato de imagem
Se a tabela de horários for colocada como imagem, não dá para ler no smartphone sem ampliar e ela não é lida pelos buscadores. Use uma tabela feita com texto.
O aviso de fechamento temporário sai com atraso
Se o aviso de fechamento ou de alteração de horário demorar a ser publicado no site, as ligações com perguntas se concentram. Mantenha uma estrutura em que qualquer pessoa possa atualizar os avisos imediatamente.
Publicar expressões que violam as regras
Há situações em que dá vontade de publicar comparações com outras clínicas ou impressões de pacientes. Antes de publicar, revise os textos sob a ótica das regras de publicidade.
Só a mensagem do diretor é longa
Um site com uma longa mensagem de apresentação na página inicial e no qual não se encontra o horário de atendimento causa abandono. Mova a mensagem para a página de apresentação do médico.
O que verificar ao contratar uma agência
Ao encomendar o site da clínica, verifique os três pontos a seguir.
- Se a agência compreende as diretrizes de publicidade médica e sabe redigir os textos
- Se é possível tratar com ela da integração com sistemas de agendamento e com as informações dos aplicativos de mapas
- Se há uma estrutura que permita solicitar a atualização dos avisos logo após a publicação
Na produção sob medida da Merci Ltd., o custo inicial parte de 250.000 ienes (cerca de 5 páginas) ou de 500.000 ienes (cerca de 10 páginas), com mensalidade a partir de 3.000 ienes. Após a publicação, as correções de textos e imagens podem ser solicitadas por chat ou LINE, de modo que os avisos de fechamento temporário são refletidos rapidamente. A implantação do sistema de agendamento é orçada conforme o escopo.
Itens a conferir antes da publicação
Antes de publicar o site da clínica, confira um a um os itens a seguir.
| Item a conferir | O que verificar |
|---|---|
| Horário de atendimento | Se a tabela de horários está em texto e se ficam claros os dias sem atendimento e o horário de encerramento da recepção |
| Agendamento | Se os botões de telefone e de agendamento on-line aparecem em todas as páginas |
| Apresentação do médico | Se os nomes dos títulos e das sociedades médicas estão de acordo com a grafia oficial |
| Expressões | Se não restaram comparações, afirmações categóricas, depoimentos ou exageros |
| Tratamentos particulares | Se constam o conteúdo do tratamento, os custos, os riscos e os efeitos colaterais |
| Informações no mapa | Se coincidem com o horário de atendimento, o telefone e o endereço no aplicativo de mapas |
| Smartphone | Se é possível ligar ao tocar no botão de telefone e se as tabelas não extrapolam a tela |
A revisão das expressões deve ser feita não só pelo responsável pela produção, mas também pelo diretor da clínica e pelo administrador. Isso porque as regras de publicidade médica são julgadas pela impressão de quem recebe a mensagem, mesmo que quem escreveu não tivesse má intenção.
Exemplos de conteúdo por especialidade médica
O conteúdo das páginas de sintomas muda conforme a especialidade. Na clínica geral, informe quando procurar atendimento em casos de febre e tosse e qual evolução dos sintomas anotar antes da consulta. Na pediatria, informe o momento certo de procurar atendimento e o que os responsáveis devem levar (caderneta materno-infantil, caderneta de medicamentos). Em dermatologia e ortopedia, descrever como é a consulta e os tipos de exames reduz a insegurança.
Perguntas frequentes
As diretrizes de publicidade médica não permitem publicar depoimentos de pacientes como publicidade. Evite publicar essas impressões no site.
Os textos podem ser escritos por outra pessoa, mas a exatidão do conteúdo deve ser verificada por um médico. No artigo, inclua o nome de quem escreveu e do médico que supervisionou.
No começo, é possível partir de 7 a 8 páginas: inicial, informações de atendimento, apresentação do médico, para quem vem pela primeira vez, como chegar, avisos e perguntas frequentes. As páginas por sintoma podem ser acrescentadas depois da publicação.
Não é obrigatório. Muitas clínicas se viram bem apenas com o agendamento por telefone. A implantação traz resultados quando há muitos contatos à noite ou quando não há pessoal suficiente para atender ao telefone.
As correções após a publicação podem ser solicitadas por chat ou LINE. Recebemos o pedido, conferimos, testamos e então aplicamos no site em produção.
Definimos juntos a estrutura das informações de atendimento, em reunião
No site de uma clínica, o resultado é determinado pela ordem em que as dúvidas do paciente são respondidas e pela redação que respeita as regras. Apresentamos uma estrutura adequada às especialidades e às características da clínica depois de ouvir suas necessidades atuais.
