Ao migrar do controle em Excel para um sistema de gestão, registre as tarefas atuais, escolha apenas uma tarefa problemática e comece pequeno. Tentar substituir tudo de uma vez faz o custo e o prazo crescerem. Para saber se vale a pena criar um sistema, observe se a mesma planilha é usada por várias pessoas ao mesmo tempo e se os erros de digitação podem causar problemas sérios.
Há casos em que vale a pena continuar com o Excel e casos em que é melhor criar um sistema
O Excel é uma ferramenta bastante útil para tarefas com poucas pessoas e poucos registros. Há muitas atividades que não precisam de um sistema.
Vale a pena pensar na substituição por um sistema nas seguintes situações.
- Várias pessoas abrem o mesmo arquivo e, às vezes, sobrescrevem e apagam dados
- Não se sabe mais qual é a “versão mais recente” do arquivo
- Há muita transcrição e o mesmo conteúdo é digitado em vários lugares
- Erros de digitação causam falhas em faturamentos ou pedidos
- O arquivo ficou pesado e demora para abrir
- Só o responsável sabe como fazer e, quando ele falta, o trabalho para
- Você quer consultar ou inserir dados pelo celular, fora da empresa ou em casa
Se três ou mais itens se aplicam, vale a pena considerar a informatização. Se forem apenas um ou dois, às vezes basta rever a forma de usar o Excel.
Passo 1: registre as tarefas atuais exatamente como são
A primeira coisa a fazer não é pensar no sistema, e sim registrar todo o fluxo de trabalho atual.
- Quem abre qual arquivo de Excel e para qual tarefa
- O que é inserido nesse arquivo de Excel
- Quem usa o conteúdo inserido e onde
- Quem faz as transcrições e os totais, e com que frequência
- Onde ocorrem os erros
Ao fazer esse levantamento, guarde capturas de tela ou fotos dos arquivos de Excel reais. Os nomes das colunas, o significado das cores e as anotações nas células das planilhas usadas no dia a dia concentram as regras próprias da empresa.
Passo 2: escolha apenas uma tarefa problemática
Entre as tarefas levantadas, escolha uma: a que mais consome tempo ou a que gera mais erros. Tentar informatizar toda a operação de uma só vez gera decisões demais e prolonga o desenvolvimento.
Os critérios de escolha são estes três.
| Critério | O que observar |
|---|---|
| Tamanho do impacto | Se um erro afeta os clientes ou o faturamento |
| Volume de trabalho | Quantas horas consome por dia ou por semana |
| Número de usuários | Tarefas usadas por mais pessoas tendem a gerar mais resultado |
A tarefa escolhida em primeiro lugar não precisa ser a mais problemática de todas. Começar por uma tarefa com resultado claro e com pouco impacto em caso de falha facilita a adesão dentro da empresa.
Passo 3: defina o escopo do que será feito e o que não será feito
Ao definir o escopo, defina ao mesmo tempo “o que não será feito desta vez”. Sem isso, os pedidos adicionais continuam surgindo durante o desenvolvimento.
Veja os pontos que devem ser definidos.
- Quem vai usar (funcionários, trabalhadores de meio período, fornecedores, clientes etc.)
- Onde e em quais aparelhos será usado (computadores da empresa, celulares, tablets)
- Os campos de entrada e os documentos de saída (faturas, listagens, gráficos etc.)
- Integrações com outros serviços (software de contabilidade, LINE, site etc.)
- As funções que não serão feitas desta vez
O porte do desenvolvimento muda bastante conforme a necessidade da integração do item 4. Na nossa empresa, o sistema pode ser integrado de modo a ser usado no mesmo painel de administração do site, o que é adequado para quem quer ligar reservas e gestão de clientes ao site.
Passo 4: crie um protótipo de tela e deixe a equipe experimentá-lo
Se a equipe só usar o sistema depois de pronto, as diferenças em relação à facilidade de uso no dia a dia só aparecerão nesse momento. Para encontrar essas diferenças cedo, criamos protótipos de tela durante o projeto.
- Criar o protótipo de tela e deixar que as pessoas que vão usá-lo o experimentem
- Perguntar o que é difícil de preencher, quais campos faltam e quais são desnecessários
- Corrigir o protótipo e pedir que experimentem novamente
- Avançar para o desenvolvimento com o conteúdo aprovado
Na validação do protótipo, inclua sempre quem vai usar o sistema todos os dias. Se a decisão ficar só com a gerência, o sistema não vai corresponder à rotina real.
Passo 5: desenvolva, migre os dados e use em paralelo
Terminado o desenvolvimento, os dados do Excel são migrados para o sistema. Nesse momento, se houver muitas inconsistências de escrita ou células vazias no Excel, a migração dá mais trabalho. É o caso de misturar “Kabushiki Kaisha” e “(K.K.)”, ou de datas em formatos diferentes. Organize os dados antes da migração.
Em vez de abandonar o Excel de imediato, é mais seguro usar o sistema e o Excel em paralelo por cerca de um mês. Confirme se os resultados não divergem e, depois de verificar que o trabalho funciona no sistema, deixe o Excel de lado.
Passo 6: ajuste enquanto usa
Um sistema não chega a 100 pontos no momento em que fica pronto. Há incômodos que só aparecem depois do início do uso. Considere os primeiros 1–2 meses de uso como um período para reunir as opiniões da equipe e fazer pequenos ajustes sucessivos.
Definir um canal para enviar os pedidos de correção evita que os incômodos fiquem sem solução. Recomendamos combinar previamente com a empresa de desenvolvimento o fluxo desde o recebimento do pedido até a correção e a sua aplicação.
Falhas comuns no desenvolvimento de sistemas de gestão
Tentar substituir tudo de uma vez
Quando se abrange toda a operação, as especificações não se definem e o desenvolvimento se arrasta. Começar pequeno, com uma única tarefa, e ampliar conforme os resultados aparecem acaba sendo mais rápido.
Tentar reproduzir a tela do Excel tal como ela é
Copiar fielmente a aparência do Excel para o sistema também herda todas as inconveniências do Excel. É preciso refazer o formato para aproveitar os recursos próprios de um sistema (validação de dados, totais automáticos, registro de histórico, definição de permissões).
Decidir sem incluir as pessoas da operação
Quem usa o sistema todos os dias é a equipe operacional. Se ela não participar desde a definição das especificações, o sistema acabará sem uso.
Não definir as regras de operação
Se não estiver definido quem insere os dados, quem confere e quem corrige, haverá confusão mesmo com o sistema implantado. Defina os responsáveis pela operação antes de construir.
Ficar numa situação em que só a empresa desenvolvedora consegue fazer alterações
Se não for mais possível contatar a empresa de desenvolvimento, não haverá como corrigir nem manter o sistema. Ao fechar o contrato, verifique o canal para pedidos de correção, o escopo da manutenção e se é possível exportar os dados.
Critérios para decidir
Veja as opções de abordagem resumidas na tabela.
| Situação | Caminho mais indicado |
|---|---|
| A operação é padronizada e um serviço de mercado parece suficiente | Usar um serviço em nuvem pronto |
| Há um fluxo próprio da empresa e as soluções prontas não servem | Desenvolver um sistema de gestão |
| Quer integrar reservas e gestão de clientes ao site | Desenvolver com integração ao site |
| Já existe um sistema, mas é difícil de usar | Consultar sobre a reforma do sistema existente |
| Quer primeiro fazer um teste | Desenvolver em pequena escala apenas uma tarefa |
Nem toda atividade precisa de desenvolvimento de sistema. Se um serviço pronto for suficiente, ele sai mais barato e permite começar mais rápido.
A Merci Ltd. desenvolve sistemas web como sistemas de reserva, de pedidos e vendas, de gestão interna, de gestão de clientes e integrações com o LINE. Utilizamos IA em parte do desenvolvimento, reduzindo prazos e custos. Também podemos, após analisar o conteúdo, assumir a reforma de sistemas desenvolvidos por outras empresas.
Exemplo de planilha de levantamento
Organizar o levantamento do passo 1 no formato da tabela a seguir facilita a conversa com a empresa de desenvolvimento.
| Nome da tarefa | Arquivo de Excel usado | Quem insere os dados | Frequência | Problema enfrentado |
|---|---|---|---|---|
| Elaboração de orçamentos | registro_orcamentos.xlsx | Equipe comercial | Alguns por semana | Demora para encontrar orçamentos antigos |
| Gestão de pedidos | lista_pedidos.xlsx | Equipe administrativa | Todos os dias | Os responsáveis não conseguem abrir o arquivo ao mesmo tempo e precisam esperar |
| Emissão de faturas | gestao_faturamento.xlsx | Equipe financeira | Fim do mês | Os dados são transcritos manualmente da lista de pedidos |
Escreva as linhas reais de acordo com as atividades da sua empresa. A coluna “Problema enfrentado” será o objetivo da informatização.
Meça os resultados da informatização com números
Meça e compare estes quatro pontos antes e depois da implantação.
- Tempo gasto para processar um registro
- Número de erros de digitação ocorridos
- Tempo gasto procurando informações
- O quanto o trabalho para quando o responsável falta
É importante registrar primeiro os números anteriores à implantação. Sem números, não dá para saber se houve resultado. Basta medir o tempo durante uma semana, para começar.
Perguntas frequentes
Depende do escopo. O fluxo passa pela organização dos requisitos, projeto, desenvolvimento, validação e publicação; informamos o prazo detalhado na reunião. Quanto menor o escopo, mais rápido é possível começar.
Sim, é possível. No entanto, se houver muitas inconsistências de escrita ou campos vazios, será necessário um trabalho prévio de organização.
Depois de conhecer o fluxo do seu trabalho, orientamos se um serviço pronto é suficiente ou se é necessário desenvolver.
Sim. Atendemos pedidos de correção para os incômodos que surgirem durante o uso.
Sim. Podemos integrá-lo de modo que o sistema seja usado no mesmo painel de administração do site.
Fale conosco já a partir do levantamento das tarefas atuais
O desenvolvimento de um sistema de gestão começa pelo levantamento das tarefas atuais e pela escolha de uma única tarefa problemática. Você pode nos consultar já na etapa do levantamento.
Cuidamos de tudo, da organização dos requisitos ao projeto, desenvolvimento e correções após a publicação.
