O custo do desenvolvimento de sistemas é determinado pelo número de funcionalidades, pela quantidade de telas e relatórios, pelas integrações com outros serviços, pelo número de usuários e pelo escopo da manutenção após a publicação. Mesmo sistemas com o mesmo nome podem ter valores muito diferentes conforme o conteúdo. Por isso, em vez de decidir apenas pelos valores de mercado, aprender a ler a composição do orçamento é o caminho mais curto para conhecer o custo adequado.
O custo do desenvolvimento de sistemas é definido pelo tamanho do conteúdo
Quando perguntam “quanto custa um sistema de reservas”, não há uma resposta única. Mesmo entre sistemas de reservas, um que apenas recebe reservas e outro que inclui pagamento, notificações por e-mail, gestão de membros e integração com o LINE têm volumes de trabalho completamente diferentes.
Os fatores que definem o custo são estes cinco:
- O número de funcionalidades e a complexidade de cada uma
- O número de telas e de relatórios (faturas, listagens etc.)
- As integrações com outros serviços (software contábil, LINE, site, pagamentos etc.)
- O número de usuários e a divisão de permissões
- A manutenção após a publicação e o escopo das correções
Entre esses, os itens 3 e 5 são os mais facilmente esquecidos. Quanto mais integrações, maior o trabalho de adequação às especificações dos serviços de terceiros. A manutenção é um custo mensal após a publicação e, se não estiver incluída no orçamento inicial, o encargo aumenta depois.
No nosso caso, como o custo do desenvolvimento de sistemas varia bastante conforme o conteúdo, elaboramos um orçamento personalizado.
O orçamento é dividido por etapas do projeto
É comum que o orçamento de desenvolvimento de sistemas seja descrito separadamente por etapa. Apresentamos os principais itens na tabela a seguir.
| Item | Conteúdo | O que observar |
|---|---|---|
| Levantamento de requisitos | Ouvir o que será desenvolvido e registrar em documento | Há tempo suficiente reservado no início? |
| Design | Definir as telas, a estrutura dos dados e o funcionamento | São criados protótipos de tela para validação? |
| Desenvolvimento | Escrever o programa | Há detalhamento por funcionalidade? |
| Testes | Verificar o funcionamento | Está incluído o tempo de validação no dia a dia da operação? |
| Migração de dados | Transferir de planilhas Excel existentes e outras fontes | Estão descritos o alvo e o volume da migração? |
| Publicação e treinamento | Colocar em ambiente de produção e ensinar a utilização | Está incluída a explicação de uso? |
| Manutenção | Tratamento de falhas e correções após a publicação | Estão descritos o escopo e o valor mensal? |
Ao receber o orçamento, verifique primeiro se esses 7 itens estão presentes. Um orçamento que traz apenas “pacote completo” não deixa claro o que está incluído. Peça que apresentem o detalhamento.
Há também orçamentos escritos na unidade “homem-mês”. Homem-mês é o volume de trabalho que uma pessoa realiza durante um mês. “5 homens-mês” significa 5 meses de trabalho de uma pessoa. É um método que calcula o valor a partir do preço unitário por homem-mês e do número de pessoas, mas comparar apenas pela diferença de preço unitário não revela as diferenças de eficiência e qualidade do trabalho.
Existem dois tipos de contrato: empreitada e prestação de serviços
Nos contratos de desenvolvimento de sistemas, existem principalmente duas modalidades.
| Tipo de contrato | Detalhes | Quando é indicado |
|---|---|---|
| Empreitada | Paga-se pela entrega do produto concluído | O que será desenvolvido está claramente definido |
| Prestação de serviços | Paga-se pelo próprio trabalho realizado. A conclusão não é garantida | Definir enquanto se desenvolve, com melhorias contínuas |
Na empreitada, como o valor e os entregáveis estão definidos, é possível prever o orçamento. No entanto, alterar as especificações no meio do caminho gera custos adicionais. A prestação de serviços permite responder com flexibilidade a mudanças, mas tem a desvantagem de o valor total ser difícil de definir no início.
O Ministério da Economia, Comércio e Indústria do Japão divulga o “Modelo de Contrato e Transação para Sistemas de Informação” como modelo de contrato de desenvolvimento de sistemas. Ele serve de referência para verificar o tipo de contrato, o escopo de responsabilidade e o tratamento dos entregáveis. Dar uma olhada nele antes de assinar o contrato facilita a compreensão do significado dos itens do orçamento.
Pontos de atenção ao comparar orçamentos
Ao solicitar orçamentos a várias empresas, verifique os seguintes pontos.
- A comparação está sendo feita com o mesmo escopo de desenvolvimento?
- O custo de manutenção está incluído?
- Estão descritas as condições em que surgem custos adicionais?
- É possível exportar os dados e transferir o projeto para outra empresa?
- Quem é o responsável e qual é o canal de contato?
Escolher a empresa mais barata pode levar ao erro de descobrir que funcionalidades necessárias não estavam incluídas. Pergunte às empresas o motivo da diferença de valores. É mais seguro escolher uma empresa cuja explicação seja concreta e convincente.
Para comparar orçamentos, preparar antes um “documento de uma página com as necessidades” permite solicitar a todas as empresas nas mesmas condições. Nesse documento, registre o problema a resolver, quem vai usar, as funcionalidades necessárias, os serviços a integrar e o prazo desejado.
O que você pode fazer para reduzir custos
Reduzir o custo do desenvolvimento de sistemas não é apenas diminuir funcionalidades.
- Começar apenas com as funcionalidades necessárias e acrescentar outras conforme o uso
- Usar serviços prontos nas partes em que eles sejam suficientes
- Validar os protótipos de tela cedo, para reduzir retrabalho posterior
- Priorizar as necessidades e definir o que pode ficar para depois
- Consultar empresas que usam IA em parte do desenvolvimento
O item 3, em especial, tem grande efeito. Perceber que “não é o que eu imaginava” somente depois de pronto gera custos extras com o retrabalho necessário para corrigir.
Na nossa empresa, utilizamos IA em parte do desenvolvimento para reduzir prazos e custos.
Erros comuns relacionados ao custo de desenvolvimento de sistemas
Pedir orçamento sem ter definido as necessidades
Solicitar orçamento com necessidades vagas faz os valores variarem muito. Primeiro, registre por escrito as tarefas atuais, organize os problemas e só então procure uma consultoria.
Olhar apenas o orçamento inicial e não considerar a manutenção
Correções após a publicação, custos de servidor e tratamento de falhas são despesas mensais. Compare não só o custo de desenvolvimento, mas o valor total de um a vários anos.
Alterar as especificações várias vezes durante o projeto
Cada alteração de especificação gera custo adicional. Nas partes em que mudanças são prováveis, converse sobre formatos de contrato como avançar desde o início por prestação de serviços ou desenvolver em pequenas etapas.
Não envolver a equipe operacional na validação das telas
Telas definidas apenas pelo responsável podem ser difíceis de usar no dia a dia. Defina as especificações depois que as pessoas da operação as experimentarem.
Não verificar como será tratado um sistema feito por outra empresa
Se já existe um sistema, o custo muda conforme a opção seja refazê-lo ou reformá-lo. A reforma de sistemas desenvolvidos por outras empresas pode ser aceita, após a verificação do conteúdo.
Critérios para decidir
Organizamos a seguir a forma de pensar o custo conforme o modo de condução.
| Situação | Como pensar nos custos |
|---|---|
| O que será desenvolvido está claro | Avançar por empreitada, com o valor total definido |
| Quer definir enquanto desenvolve | Prestação de serviços, definindo o período e o volume de trabalho |
| Quer testar em pequena escala | Desenvolver primeiro apenas uma funcionalidade, avaliar o resultado e então expandir |
| Já existe um sistema | Orçar e comparar tanto a reforma quanto o refazimento |
| Quer integrar com o site | Tratar tudo, inclusive a integração, com uma única empresa |
Em qualquer modo de condução, colocar em palavras, antes do orçamento, qual é a dificuldade e o que se deseja alcançar aumenta a precisão dos valores.
Exemplo de documento de uma página para anexar ao pedido de orçamento
Para solicitar orçamentos às empresas nas mesmas condições, reúna os itens a seguir em uma página.
| Item | Exemplo de redação |
|---|---|
| Problema a resolver | A transcrição dos pedidos leva 1 hora por dia |
| Quem vai usar | 5 pessoas de vendas, 2 do administrativo |
| Funcionalidades necessárias | Criação de orçamentos, registro de pedidos, emissão de faturas |
| Serviços a integrar | Software contábil, e-mail |
| Dados existentes | Lista de pedidos em Excel (cerca de 3 anos) |
| Prazo desejado | Começar a usar no início do próximo ano fiscal |
| Visão de orçamento | Limite do custo inicial e valor mensal possível |
Use este documento substituindo pelos números reais da sua empresa. Só o fato de existir esse documento reduz o tempo de levantamento e aumenta a precisão do orçamento.
O que perguntar depois de receber o orçamento
Ao receber o orçamento, faça as seguintes perguntas à empresa.
- Em que situações o valor pode mudar?
- Até quando é possível alterar as especificações sem custo?
- Por quanto tempo as falhas após a publicação são corrigidas gratuitamente?
- Como funciona a transição quando há troca de responsável?
- É possível transferir o programa e os dados criados para outra empresa no futuro?
Empresas cujas respostas são concretas e vêm por escrito são parceiras mais confiáveis.
O que definir na comunicação com a empresa de desenvolvimento
Definir também as regras de comunicação antes de fechar o valor do orçamento reduz mal-entendidos durante o desenvolvimento.
- A pessoa que será o canal de contato (uma de cada lado)
- A frequência dos relatórios de andamento
- O procedimento para solicitar alterações de especificação
Perguntas frequentes
Varia bastante conforme as funcionalidades, o número de telas, as integrações, o número de usuários e o escopo da manutenção. Na nossa empresa, elaboramos o orçamento após conhecer o conteúdo do projeto.
Anote o problema a resolver, quem vai usar, as funcionalidades necessárias, os serviços a integrar e o prazo desejado. Se houver planilhas Excel ou formulários em uso, mostrá-los aumenta a precisão.
Há custos de servidor, de tratamento de falhas e de manutenção para correções. Verifique o escopo e o valor da manutenção junto com o orçamento de desenvolvimento.
Utilizamos IA em parte do desenvolvimento para reduzir prazos e custos. Antes da publicação, realizamos a verificação do funcionamento e confirmamos que não há problemas.
Após a verificação do conteúdo, pode ser possível aceitar. Primeiro, fale conosco sobre a situação atual.
Antes do orçamento, fale conosco a partir da organização dos problemas
O custo do desenvolvimento de sistemas é definido pelas funcionalidades, telas, integrações, usuários e manutenção. Se você não sabe por onde começar, pode começar simplesmente nos contando quais tarefas estão causando dificuldade.
Na nossa empresa, cuidamos de tudo de forma integrada: do levantamento de requisitos ao design, ao desenvolvimento e às correções após a publicação.
