從Excel管理轉移到業務系統時，先寫出目前的作業內容，將感到困擾的作業縮小到1項，從小處開始著手。若一開始就想全部替換，費用與時程都會膨脹。是否該系統化，可以從是否多人同時使用同一份表格、輸入錯誤是否會造成事故來判斷。
有些情況可以繼續使用Excel管理，有些情況則建議改為系統化
Excel對於人數少、件數不多的業務來說，是相當好用的工具。不需要系統化的業務也很多。
建議考慮替換為系統的，是以下這些狀態。
- 多人同時開啟同一個檔案，曾發生覆寫導致資料消失的情形
- 搞不清楚哪一個檔案才是「最新版」
- 謄寫作業很多，相同內容要輸入到好幾個地方
- 輸入錯誤導致請款或下單出錯
- 檔案變得很大，開啟需要花很多時間
- 只有負責人知道做法，一請假業務就停擺
- 希望在外出時或家中，用手機查看或輸入
若符合3項以上，就值得考慮系統化。若只有1、2項，有時只要重新檢視Excel的使用方式就足夠了。
步驟1 將目前的作業原樣寫出來
首先要做的，不是思考系統。而是把現在的作業流程全部寫出來。
- 誰、為了哪項工作、開啟哪個Excel
- 在那個Excel中輸入什麼
- 輸入的內容，由誰在哪裡使用
- 謄寫與統計，由誰、以多少頻率進行
- 錯誤會發生在哪裡
寫出來時，請保留畫面截圖或實際Excel的照片。現場使用的表格欄位名稱、顏色的意義、儲存格的備註中，都蘊含著該公司獨有的規則。
步驟2 將感到困擾的作業縮小到1項
從寫出來的作業中，挑選最耗費時間、或錯誤最多的1項。若想一次將整體業務都系統化，要決定的事項太多，開發就會拖長。
挑選的基準有以下3項。
| 基準 | 觀察重點 |
|---|---|
| 影響的大小 | 出錯時是否會影響到客戶或營業額 |
| 耗費工夫的大小 | 每天或每週要花多少小時 |
| 使用人數 | 使用人數多的業務，效果較容易顯現 |
最先挑選的作業，不一定要是整體中最困擾的項目。從效果能確實看見、即使失敗影響也小的作業開始，比較容易獲得公司內部的理解。
步驟3 決定要做的範圍，以及不做的部分
決定範圍時，同時也要決定「這次不做的部分」。如果沒有確定不做的部分，開發途中追加的需求就會不斷增加。
需要事先決定的是以下項目。
- 使用者（員工、兼職人員、往來廠商、客戶等）
- 使用場所與設備（公司內的電腦、手機、平板）
- 要輸入的項目，以及要輸出的表單（請款單、一覽表、圖表等）
- 與其他服務的串接（會計軟體、LINE、網站等）
- 這次不做的功能
第4項的串接是否必要，會讓開發規模大幅改變。本公司可將系統串接為能從與網站相同的管理畫面使用的形式，因此適合希望將預約或客戶管理與網站連動的情況。
步驟4 製作畫面樣本，讓現場人員實際操作
如果等到系統完成後才讓人使用，與現場易用性的落差，到那時才會發現。為了及早發現落差，會在設計途中製作畫面樣本。
- 製作畫面樣本，讓實際使用的人操作看看
- 詢問不易輸入之處、缺少的項目、不需要的項目
- 修改樣本，再請對方操作一次
- 以取得認同的內容進入開發階段
樣本的確認，請務必納入實際每天使用的人。若只由管理階層決定，會做出與現場運作方式不符的系統。
步驟5 進行開發、轉移資料，並行使用
開發完成後，要將Excel的資料轉移到系統。此時若Excel中有許多寫法不一致或空白欄位，轉移起來就會很費工。例如「股份有限公司」與「(股)」混用、日期輸入格式不一致等。在轉移之前，請先整理好資料。
建議不要立刻停用Excel，先以1個月左右的時間並行使用系統與Excel比較安心。確認兩邊結果沒有出入、確認業務能靠系統運作之後，再放開Excel。
步驟6 一邊使用一邊修正
系統在完成的時間點，不會是100分。有些不便之處是開始使用後才會發現的。請把開始使用的1〜2個月，視為收集現場意見、累積小修正的期間。
若事先決定好提出修正需求的窗口，不便之處就不會被擱置。建議與開發公司事先約定好，從接受需求、修正到反映的流程。
業務系統開發常見的失敗
想一次全部替換
若以整體業務為對象，規格會難以確定，開發也會拖長。從1項作業小規模開始，一邊看效果一邊擴展，結果反而推進得更快。
想原樣重現Excel的畫面
即使把Excel的外觀原封不動做成系統，也會連Excel的不便一併繼承。應重新設計成能發揮系統特有功能（輸入檢查、自動統計、紀錄歷程、權限設定）的形式。
沒有讓現場人員參與就做決定
每天使用系統的是現場人員。若不讓他們從決定規格的階段就參與，就會做出沒人使用的系統。
沒有訂定運用規則
若沒有確定由誰輸入資料、由誰確認、由誰修正，即使導入系統也會造成混亂。在製作之前，請先決定運用的負責人。
變成只有開發的公司才能修改的狀態
一旦聯絡不上開發公司，就無法修改也無法維護。簽約時，請確認修正的受理窗口、維護的範圍，以及是否能將資料帶出。
判斷參考
以下用表格整理推進方式的選項。
| 狀況 | 適合的推進方式 |
|---|---|
| 業務屬於制式化，市售服務似乎就夠用 | 使用現成的雲端服務 |
| 有自家獨特的流程，現成產品不合用 | 開發業務系統 |
| 希望將預約或客戶管理與網站連動 | 與網站串接開發 |
| 已經有系統，但不好用 | 洽詢既有系統的改修 |
| 想先試試看 | 只針對1項作業小規模開發 |
並非所有業務都需要系統開發。如果現成服務就足夠，那樣會更便宜，也能更快開始。
Merci Ltd. 的網頁系統開發，包含預約系統、訂單採購系統、公司內部管理系統、客戶管理、LINE串接等。開發的一部分運用AI，以壓低時程與成本。關於其他公司開發的系統改修，在確認內容後，也有可能承接。
整理表單的範例
步驟1寫出的內容，若以下表的形式整理，會更方便向開發公司洽詢。
| 作業名稱 | 使用的Excel | 輸入者 | 次數 | 困擾之處 |
|---|---|---|---|---|
| 製作報價單 | 報價台帳.xlsx | 業務負責人 | 每週數件 | 尋找過去的報價很花時間 |
| 訂單管理 | 訂單一覽.xlsx | 行政負責人 | 每天 | 負責人無法同時開啟，必須等待 |
| 開立請款單 | 請款管理.xlsx | 會計負責人 | 月底 | 要從訂單一覽手動謄寫 |
請將實際的列，替換成自家公司的業務來撰寫。「困擾之處」這一欄，就會成為系統化的目的。
用數字確認系統化的效果
在導入前後，計算並比較以下4項。
- 處理1件所需的時間
- 發生輸入錯誤的件數
- 找東西所花的時間
- 負責人請假時業務停擺的程度
重要的是，先取得導入前的數字。沒有數字，就無法得知是否產生了效果。先測量1週份的時間也無妨。
常見問題
會依製作範圍而異。流程為整理需求、設計、開發、確認後公開，詳細期間會在洽談時向您說明。範圍縮得越小，就能越快開始。
可以轉移。不過，若寫法不一致或空白欄位很多，就需要先進行整理作業。
我們會在了解業務流程後，為您說明現成服務是否足夠，或是需要開發。
可以。使用過程中出現的不便之處，我們會接受修正委託並進行處理。
可以製作。能夠串接成可從與網站相同的管理畫面使用的系統。
從寫出現況作業的階段，就歡迎與我們洽詢
業務系統的開發，是從寫出目前的作業、將感到困擾的作業縮小到1項開始的。即使還在整理階段，也歡迎與我們洽詢。
從需求整理、設計、開發到上線後的修正，我們都會一貫負責。
