系統開發的費用，取決於要製作的功能數量、畫面與報表的數量、與其他服務的串接、使用人數，以及上線後的維護範圍。即使是名稱相同的系統，內容不同金額也會大幅改變，因此不要只憑行情數字判斷，學會讀懂估價單的明細，才是掌握合理費用的捷徑。
系統開發的費用，取決於內容的規模
即使被問到「預約系統要多少錢」，也沒有一致的答案。因為同樣是預約系統，只單純受理預約的，和包含付款、郵件通知、會員管理、LINE 串接在內的，製作量完全不同。
決定費用的要素有以下 5 項。
- 功能的數量，以及各自的複雜度
- 畫面與報表（請款單、清單等）的數量
- 與其他服務的串接（會計軟體、LINE、網站、金流等）
- 使用人數，以及權限的劃分方式
- 上線後的維護，以及修改的範圍
其中，最容易被忽略的是第 3 項與第 5 項。串接數量一增加，配合對方服務規格的作業就會變多。維護則是上線後每月都要支出的費用，若最初的估價中未包含，之後負擔就會增加。
以本公司而言，系統開發的費用會因內容而大幅不同，因此採個別估價方式。
估價明細是依各個工程項目區分的
系統開發的估價單，一般會依各個工程項目分開記載。主要項目整理如下表。
| 項目 | 內容 | 觀察重點 |
|---|---|---|
| 需求的整理 | 訪談要製作什麼，並整理成文件 | 最初是否安排了充分的時間 |
| 設計 | 決定畫面、資料的存放方式與運作流程 | 是否製作畫面樣本供確認 |
| 開發 | 撰寫程式 | 是否有依功能區分的明細 |
| 測試 | 確認運作狀況 | 是否包含現場確認的時間 |
| 資料的移轉 | 從現有的 Excel 等移轉過來 | 是否載明移轉的對象與數量 |
| 上線與教育訓練 | 發布到正式環境，並說明使用方式 | 是否包含使用方式的說明 |
| 維護 | 上線後的故障處理與修改 | 是否載明範圍與每月費用 |
收到估價單後，請先確認這 7 個項目是否齊全。只寫「一式」的估價單，無法得知其中包含了什麼。請要求對方提出明細。
也有以「人月」為單位記載的估價單。人月是指 1 人花 1 個月所進行的工作量。若為「5 人月」，即代表 1 人需要 5 個月份的工作量。這是依人月單價與人數算出金額的方法，但若只比較單價的差異，就看不出作業效率與品質的差別。
合約形式分為承攬與準委任兩種
系統開發的合約，主要有兩種形式。
| 合約形式 | 內容 | 適合的情況 |
|---|---|---|
| 承攬 | 針對交付完成的成果物支付費用 | 要製作的內容已明確定案 |
| 準委任 | 針對作業本身支付費用，不保證完成 | 邊做邊決定、持續改善的情況 |
承攬因為金額與成果物已確定，較容易掌握預算。不過，若中途變更規格，就會產生追加費用。準委任能彈性因應變更，但費用總額較難在一開始就確定。
日本經濟產業省公開了作為系統開發合約範本的「資訊系統・模範交易・契約書」。在確認合約形式、責任範圍、交付物的處理方式時可作為參考。簽約前先看過一遍，會更容易理解估價項目的意義。
比較估價時的注意事項
向多家公司取得估價時，請確認以下幾點。
- 是否在製作範圍相同的條件下比較
- 是否包含維護費用
- 是否載明產生追加費用的條件
- 是否能夠匯出資料、交接給其他公司
- 負責人是誰，聯絡窗口在哪裡
若選擇最便宜的公司，可能會發生「必要功能沒有包含在內」的失敗。請向各家公司詢問金額差異的原因。選擇說明具體、能讓人信服的公司較為安全。
為了便於比較估價，建議先製作「整理需求的一頁資料」，就能以相同條件向各家公司委託。資料中請寫下想解決的課題、使用者、所需功能、想串接的服務，以及期望的時程。
為了降低費用可以做的事
降低系統開發費用的方法，不是只有減少功能而已。
- 一開始只鎖定必要功能，一邊使用一邊增加
- 現成服務就能滿足的部分，直接沿用
- 及早確認畫面樣本，減少事後重做
- 為需求排定優先順序，決定哪些可以延後
- 向在部分開發中運用 AI 的公司諮詢
其中第 3 項的效果特別大。若完成後才發現「與想像不同」，為了修正而重做會使費用增加。
本公司在部分開發中運用 AI，以縮短期間並抑制成本。
系統開發費用上常見的失敗
需求尚未確定就取得估價
若在需求模糊的狀態下取得估價，金額會出現很大的落差。請先寫下目前的作業內容，整理出課題後再進行諮詢。
只看最初的估價，沒有考慮維護
上線後的修改、伺服器費用、故障處理，都是每月發生的費用。請不要只比較開發費，而要以 1 年到數年份的總額來比較。
中途多次變更規格
規格的變更，每次都會產生追加費用。對於可能發生變更的部分，建議討論合約的組成方式，例如一開始就以準委任進行，或是分成小單位製作。
畫面的確認沒有交給現場人員
只由負責人決定的畫面，在現場可能不好使用。請讓現場人員實際操作後，再確定規格。
沒有確認其他公司所開發系統的處理方式
若已有既有系統，要重新製作還是改修，費用會有所不同。其他公司開發的系統改修，在確認內容後，有些情況我們可以承接。
判斷參考
依推進方式整理費用的思考方向。
| 狀況 | 費用的思考方式 |
|---|---|
| 要製作的內容明確 | 以承攬方式，確定總額後進行 |
| 想邊做邊決定 | 以準委任方式，確定期間與工作量 |
| 想小規模嘗試 | 先製作單一功能，確認效果後再擴大 |
| 已經有系統 | 同時估算改修與重做兩種方案並比較 |
| 想與網站連動 | 連同串接一併交由同一家公司諮詢 |
無論採用哪種推進方式，在估價之前先將「遇到什麼困擾、想實現什麼」化為文字，金額的精準度就會提升。
隨估價委託附上的一頁資料範例
為了以相同條件向各家公司委託估價，請將以下項目整理在一頁內。
| 項目 | 撰寫範例 |
|---|---|
| 想解決的課題 | 每天花 1 小時謄寫訂單資料 |
| 使用者 | 業務 5 人、行政 2 人 |
| 所需功能 | 製作報價單、登錄訂單、開立請款單 |
| 想串接的服務 | 會計軟體、電子郵件 |
| 現有的資料 | Excel 的訂單清單（約 3 年份） |
| 期望的時程 | 希望從下年度開始使用 |
| 預算的思考方向 | 初期費用的上限，以及每月可負擔的金額 |
請將這份資料替換成貴公司實際的數字後使用。光是有這份資料，訪談時間就會縮短，估價的精準度也會提升。
收到估價單之後要詢問的事項
收到估價單後，請向廠商提出以下問題。
- 在什麼情況下金額會變動
- 規格的變更，到什麼時候為止可以免費處理
- 上線後的故障，在多長期間內可免費修正
- 負責人更換時，交接會如何進行
- 完成的程式與資料，將來能否交接給其他公司
回答具體、並能以書面提出的公司，是比較值得信賴的對象。
與開發公司往來時應先決定的事
在估價金額確定之前，先訂好聯絡的規則，就能減少開發過程中的認知落差。
- 擔任聯絡窗口的人（雙方各 1 名）
- 進度回報的頻率
- 委託變更規格時的流程
常見問題
會因製作的功能、畫面數量、串接、使用人數、維護範圍而有很大的差異。本公司會在了解內容後提供估價。
請記下想解決的課題、使用者、所需功能、想串接的服務，以及期望的時程。若有目前使用中的 Excel 或報表，提供給我們檢視能提升估價精準度。
會產生伺服器費用、故障處理，以及用於修改的維護費用。維護的範圍與金額，請與開發的估價一併確認。
我們在部分開發中運用 AI，以縮短期間並抑制成本。上線前會經過運作確認，確保沒有問題。
在確認內容後，有些情況我們可以承接。請先與我們討論目前的狀況。
在估價之前，歡迎先從整理課題開始諮詢
系統開發的費用，取決於功能、畫面、串接、使用者與維護。若不知道該從哪裡開始決定，也可以先從談談目前遇到困擾的作業開始。
本公司從需求整理、設計、開發，到上線後的修改，皆由我們一貫負責。
