Mehr Terminbuchungen erzielen Praxis-Websites dann, wenn Leistungen, Sprechzeiten und Terminvereinbarung bereits im ersten Bildschirm erkennbar sind. Zugleich gilt als Bedingung, dass gemäß den Richtlinien für medizinische Werbung des japanischen Gesundheitsministeriums keine Erfahrungsberichte oder übertriebenen Aussagen veröffentlicht werden. Wer diese beiden Punkte beachtet, kommt mit etwa acht Seiten aus.
Patientinnen und Patienten suchen zuerst nach Sprechzeiten und Terminvereinbarung
Wer die Website einer Praxis öffnet, sucht zuerst nach Informationen, anhand derer sich beurteilen lässt, ob man dort behandelt wird. Konkret sind das vier Dinge: Fachrichtung, Sprechzeiten, sprechstundenfreie Tage, Art der Terminvereinbarung und Standort. Das Grußwort der Praxisleitung und das Leitbild werden erst danach gelesen.
Platzieren Sie deshalb die folgenden vier Angaben im ersten Bildschirm der Startseite.
- Fachrichtung und Beispiele für Beschwerden
- Heutige Sprechzeiten und sprechstundenfreie Tage
- Schaltfläche zur Terminvereinbarung (online, telefonisch)
- Standort und Weg von der nächstgelegenen Bahnstation
Da viele Menschen die Seite mit dem Smartphone ansehen, sollte die Telefon-Schaltfläche so gestaltet sein, dass der Anruf direkt per Tippen ausgelöst wird.
Seitenaufbau, der zu Terminbuchungen führt
Wenn Sie die Website Ihrer Praxis aus den folgenden acht Seiten aufbauen, beantworten Sie die Fragen der Patientinnen und Patienten der Reihe nach.
| Seite | Frage der Patientinnen und Patienten | Inhalte |
|---|---|---|
| Startseite | Werde ich hier behandelt? | Fachrichtung, Sprechzeiten, Terminvereinbarung, Standort |
| Leistungen | Werden meine Beschwerden hier behandelt? | Erläuterungen zu Beschwerden und Erkrankungen sowie Ablauf der Behandlung |
| Ärztinnen, Ärzte und Team | Was für eine Ärztin, was für ein Arzt ist das? | Werdegang, Schwerpunkte, Qualifikationen, Behandlungsphilosophie |
| Praxisräume und Ausstattung | Ist die Praxis gut erreichbar? | Wartezimmer, Behandlungsraum, Barrierefreiheit, Parkplätze |
| Für Erstbesuche | Was muss ich zum ersten Termin mitbringen? | Mitzubringendes, Anamnesebogen, Versichertenkarte, ungefähre Kosten |
| Sprechzeiten und Anfahrt | Wann und wie komme ich hin? | Sprechzeitentabelle, Lageplan, Verkehrsmittel |
| Aktuelles | Gibt es kurzfristige Änderungen? | Praxisschließungen, geänderte Sprechzeiten, Hinweise zu Infektionskrankheiten |
| Häufige Fragen | Was tue ich in diesem Fall? | Terminänderung, Mitzubringendes, Zahlungsmöglichkeiten |
Die Leistungsseiten so aufbauen, dass man nach Beschwerden suchen kann
Patientinnen und Patienten suchen nicht nach Krankheitsnamen, sondern nach Beschwerden. Wenn Sie Seiten zu Beschwerden wie „Kopfschmerzen“, „Halsschmerzen“ oder „Hitzewallungen“ anlegen, werden Sie über die Suche gefunden. Beschreiben Sie auf diesen Seiten mögliche Ursachen, wann ein Arztbesuch sinnvoll ist und wie die Behandlung abläuft.
In der Vorstellung der Ärztinnen und Ärzte Werdegang und Behandlungsphilosophie beschreiben
Nennen Sie in der Vorstellung die Universität, die bisherigen Kliniken, erworbene Facharztqualifikationen und Mitgliedschaften in Fachgesellschaften. Formulieren Sie die Behandlungsphilosophie so, dass erkennbar wird, wie Sie Patientinnen und Patienten begegnen. Ein Porträtfoto, das die Atmosphäre eines Gesprächs im Behandlungsraum zeigt, nimmt die Anspannung vor dem ersten Besuch.
Mit der Seite für Erstbesuche Unsicherheiten nehmen
Wer zum ersten Mal kommt, ist unsicher, was mitzubringen ist, wie lange die Wartezeit dauert und was es kostet. Eine Seite, die Versichertenkarte, Medikamentenpass, die Frage nach einer Überweisung, das Vorab-Ausfüllen des Anamnesebogens und die Zahlungsmöglichkeiten zusammenfasst, reduziert telefonische Anfragen.
Die Richtlinien für medizinische Werbung einhalten
Bei der Erstellung einer Praxis-Website müssen die „Richtlinien für medizinische Werbung“ des japanischen Gesundheitsministeriums eingehalten werden. Websites von medizinischen Einrichtungen gelten grundsätzlich nicht als Werbung; Informationen zu Selbstzahlerleistungen unterliegen jedoch den Werbebeschränkungen, sofern bestimmte Bedingungen nicht erfüllt sind.
Die wichtigsten als Werbung verbotenen Aussagen sind die folgenden. Veröffentlichen Sie sie auch nicht auf Ihrer Website.
- Falsche Angaben oder übertriebene Aussagen, die den Eindruck erwecken, die Leistung sei deutlich besser als in Wirklichkeit
- Aussagen, die die eigene Einrichtung als besser als andere medizinische Einrichtungen darstellen
- Die Veröffentlichung von Erfahrungsberichten oder Bewertungen von Patientinnen und Patienten als Werbung
- Die Veröffentlichung von Vorher-Nachher-Fotos einer Behandlung ohne erläuternde Angaben
- Aussagen, die eine Wirkung als sicher darstellen, etwa „heilt garantiert“ oder „absolut sicher“
Wenn Sie Informationen zu Selbstzahlerleistungen veröffentlichen, gibt es vier Bedingungen, unter denen diese nicht den Werbebeschränkungen unterliegen (gemäß den Richtlinien für medizinische Werbung des japanischen Gesundheitsministeriums).
- Es handelt sich um Informationen, die Patientinnen und Patienten von sich aus abrufen.
- Zu den dargestellten Inhalten wird eine Kontaktmöglichkeit angegeben.
- Behandlungsinhalt und Kosten der Selbstzahlerleistung werden angegeben.
- Risiken und Nebenwirkungen der Selbstzahlerleistung werden angegeben.
Gestalten Sie die Seiten zu Selbstzahlerleistungen so, dass diese vier Punkte erfüllt sind. Da die Richtlinien geändert werden können, prüfen Sie vor der Erstellung die aktuelle Fassung auf der Website des japanischen Gesundheitsministeriums.
Ein Online-Terminsystem einrichten
Wenn Sie mehr Terminbuchungen möchten, sollten Sie die Einführung einer Online-Terminvergabe prüfen. Telefonisch ist die Praxis nur während der Sprechzeiten erreichbar, Online-Termine lassen sich dagegen auch abends und an sprechstundenfreien Tagen entgegennehmen.
Klären Sie vor der Auswahl eines Terminsystems die folgenden drei Punkte.
- Umfang der Terminannahme: nur Erstbesuche oder auch Folgetermine?
- Gestaltung der Terminslots: Personenzahl je Zeitfenster, Slots je Fachrichtung
- Ob eine Anbindung an die elektronische Patientenakte oder das Anmeldesystem erfolgen soll
Platzieren Sie die Schaltfläche zur Terminvereinbarung auf der Startseite, der Leistungsseite und der Anfahrtsseite. Von jeder Seite aus soll ein einziger Klick zum Buchungsbildschirm führen.
Maßnahmen für Bewertungen und Suchmaschinen
Vor dem Besuch sehen sich Patientinnen und Patienten auch die Bewertungen in Karten-Apps an. Sorgen Sie dafür, dass die Angaben auf der Website und die Praxisdaten in der Karte (Sprechzeiten, Telefonnummer, Adresse) übereinstimmen. Wenn sich die Sprechzeiten ändern und nur die Website aktualisiert wird, die Kartendaten aber veraltet bleiben, kommen Patientinnen und Patienten außerhalb der Sprechzeiten in die Praxis.
Damit Sie über die Suche gefunden werden, helfen Fachbeiträge zu einzelnen Beschwerden. Schreiben Sie etwa unter ärztlicher Aufsicht Artikel, die Fragen von Patientinnen und Patienten beantworten, zum Beispiel „Zu welchem Facharzt gehe ich bei anhaltenden Halsschmerzen?“. Da bei medizinischen Informationen die inhaltliche Richtigkeit die Grundlage des Vertrauens ist, nennen Sie im Artikel die Namen der verfassenden Person und der fachlich prüfenden Ärztin bzw. des Arztes.
Häufige Fehler bei der Website-Erstellung für Arztpraxen
Die Sprechzeitentabelle ist ein Bild
Wird die Sprechzeitentabelle als Bild eingebunden, ist sie auf dem Smartphone ohne Vergrößern nicht lesbar und für Suchmaschinen nicht auswertbar. Verwenden Sie eine Tabelle aus echtem Text.
Hinweise auf kurzfristige Schließungen kommen zu spät
Werden Praxisschließungen oder geänderte Sprechzeiten zu spät auf der Website veröffentlicht, häufen sich die Anrufe. Richten Sie Abläufe ein, mit denen jede und jeder die Meldungen sofort aktualisieren kann.
Es werden Aussagen veröffentlicht, die gegen die Vorschriften verstoßen
Es gibt Situationen, in denen man gern mit anderen Praxen vergleichen oder Patientenstimmen zeigen möchte. Prüfen Sie die Texte vor der Veröffentlichung unter dem Gesichtspunkt der Werbebeschränkungen.
Nur das Grußwort der Praxisleitung ist lang
Eine Website mit einem langen Grußwort auf der Startseite, auf der man die Sprechzeiten nicht findet, führt zu Absprüngen. Verschieben Sie das Grußwort auf die Seite zur Vorstellung der Ärztinnen und Ärzte.
Worauf Sie bei der Beauftragung einer Agentur achten sollten
Prüfen Sie bei der Beauftragung einer Praxis-Website die folgenden drei Punkte.
- Ob die Agentur die Richtlinien für medizinische Werbung versteht und die Texte entsprechend verfassen kann
- Ob Sie Terminsysteme und die Abstimmung mit den Daten in Karten-Apps besprechen können
- Ob nach der Veröffentlichung Aktualisierungen der Meldungen kurzfristig beauftragt werden können
Die maßgeschneiderte Website-Erstellung von Merci Ltd. kostet ab 250.000 Yen Anfangskosten (etwa 5 Seiten) bzw. ab 500.000 Yen (etwa 10 Seiten), monatlich ab 3.000 Yen. Nach der Veröffentlichung können Sie Änderungen an Texten und Bildern per Chat oder LINE beauftragen, sodass auch Hinweise auf kurzfristige Schließungen schnell online stehen. Die Einrichtung eines Terminsystems kalkulieren wir je nach Umfang.
Punkte, die vor der Veröffentlichung zu prüfen sind
Prüfen Sie bei einer Praxis-Website vor der Veröffentlichung die folgenden Punkte einzeln.
| Prüfpunkt | Zu prüfender Inhalt |
|---|---|
| Sprechzeiten | Ist die Sprechzeitentabelle als Text geschrieben und sind sprechstundenfreie Tage sowie der Annahmeschluss erkennbar? |
| Reservierung | Erscheinen die Schaltflächen für Telefon und Online-Termin auf jeder Seite? |
| Vorstellung der Ärztinnen und Ärzte | Stimmen die Bezeichnungen der Qualifikationen und Fachgesellschaften mit der offiziellen Schreibweise überein? |
| Formulierungen | Sind noch Vergleiche, absolute Aussagen, Erfahrungsberichte oder übertriebene Formulierungen enthalten? |
| Selbstzahlerleistungen | Sind Behandlungsinhalt, Kosten sowie Risiken und Nebenwirkungen angegeben? |
| Kartendaten | Stimmen Sprechzeiten, Telefonnummer und Adresse mit der Karten-App überein? |
| Smartphone | Löst ein Tippen auf die Telefon-Schaltfläche den Anruf aus? Ragen Tabellen über den Rand hinaus? |
Die Prüfung der Formulierungen sollte nicht nur durch die Agentur erfolgen, sondern auch durch die Praxisleitung und die Verwaltungsleitung. Denn bei den Werbebeschränkungen im Gesundheitswesen entscheidet der Eindruck beim Empfänger, selbst wenn der Text ohne jede böse Absicht verfasst wurde.
Beispiele für Inhalte je nach Fachrichtung
Die Inhalte der Beschwerdeseiten unterscheiden sich je nach Fachrichtung. In der Inneren Medizin beschreiben Sie, wann bei Fieber oder Husten ein Arztbesuch sinnvoll ist und welchen Verlauf der Beschwerden man sich vorab notieren sollte. In der Kinderheilkunde nennen Sie den richtigen Zeitpunkt für den Besuch und was die Eltern mitbringen sollten (Mutter-Kind-Pass, Medikamentenpass). In der Dermatologie und Orthopädie nehmen Angaben zum Behandlungsablauf und zu den Untersuchungsarten die Unsicherheit.
Häufige Fragen
Nach den Richtlinien für medizinische Werbung ist es nicht zulässig, Erfahrungsberichte von Patientinnen und Patienten als Werbung zu veröffentlichen. Verzichten Sie daher auf Patientenstimmen auf der Website.
Die Texte dürfen auch von anderen Personen verfasst werden, die inhaltliche Richtigkeit prüft jedoch eine Ärztin oder ein Arzt. Nennen Sie im Artikel die Namen der verfassenden Person und der prüfenden Ärztin bzw. des Arztes.
Zu Beginn genügen 7–8 Seiten: Startseite, Leistungen, Vorstellung der Ärztinnen und Ärzte, Für Erstbesuche, Anfahrt, Aktuelles und häufige Fragen. Seiten zu einzelnen Beschwerden können Sie nach der Veröffentlichung ergänzen.
Zwingend ist das nicht. Viele Praxen kommen mit telefonischer Terminvergabe gut aus. Ihren Nutzen entfaltet die Einführung dann, wenn es viele Anfragen am Abend gibt oder die telefonische Annahme nicht zu bewältigen ist.
Änderungen nach der Veröffentlichung können Sie per Chat oder LINE beauftragen. Wir nehmen die Anfrage auf, prüfen sie und übernehmen sie nach einem Test in die Live-Website.
Den Aufbau der Leistungsseiten legen wir gemeinsam im Gespräch fest
Über den Erfolg einer Praxis-Website entscheiden die Reihenfolge, in der die Fragen der Patientinnen und Patienten beantwortet werden, und Texte, die die Vorschriften einhalten. Einen auf Ihre Fachrichtung und die Besonderheiten Ihrer Praxis abgestimmten Aufbau schlagen wir Ihnen vor, nachdem wir Ihre aktuellen Anliegen erfahren haben.
