Beim Umstieg von der Excel-Verwaltung auf ein Unternehmenssystem schreiben Sie zunächst die bestehenden Abläufe auf, beschränken sich auf einen einzigen problematischen Arbeitsschritt und beginnen im Kleinen. Wer von Anfang an alles ersetzen will, treibt Kosten und Laufzeit in die Höhe. Ob ein System sinnvoll ist, erkennen Sie daran, ob mehrere Personen gleichzeitig dieselbe Tabelle nutzen und ob Eingabefehler zu Schäden führen können.
Es gibt Fälle, in denen die Excel-Verwaltung genügt, und Fälle, in denen ein System sinnvoller ist
Excel ist für kleine Teams und geringe Datenmengen ein durchaus nützliches Werkzeug. Es gibt viele Abläufe, für die kein eigenes System nötig ist.
Über eine Ablösung durch ein System sollten Sie in folgenden Situationen nachdenken:
- Mehrere Personen öffnen dieselbe Datei und überschreiben oder löschen dabei Daten
- Es ist nicht mehr klar, welche Datei die „aktuelle Version“ ist
- Es wird viel übertragen, dieselben Inhalte werden an mehreren Stellen eingegeben
- Eingabefehler führen zu falschen Rechnungen oder Bestellungen
- Die Datei wird immer größer und braucht lange zum Öffnen
- Nur eine zuständige Person kennt den Ablauf, und bei deren Abwesenheit steht alles still
- Sie möchten unterwegs oder von zu Hause aus per Smartphone etwas einsehen oder eingeben
Treffen drei oder mehr Punkte zu, lohnt es sich, über ein System nachzudenken. Bei nur einem oder zwei Punkten genügt es manchmal schon, die Arbeitsweise mit Excel zu überdenken.
Schritt 1: Schreiben Sie die heutigen Abläufe genau so auf, wie sie sind
Der erste Schritt besteht nicht darin, über ein System nachzudenken, sondern darin, den gesamten aktuellen Arbeitsablauf aufzuschreiben.
- Wer öffnet für welche Aufgabe welche Excel-Datei?
- Was wird in diese Excel-Datei eingetragen?
- Wer verwendet die eingetragenen Inhalte wo weiter?
- Wer führt Übertragungen und Auswertungen wie häufig durch?
- An welchen Stellen entstehen Fehler?
Halten Sie dabei Bildschirmaufnahmen oder Fotos der tatsächlichen Excel-Dateien fest. In den Spaltennamen, der Bedeutung der Farben und den Zellkommentaren der verwendeten Tabellen stecken die ganz eigenen Regeln des Unternehmens.
Schritt 2: Beschränken Sie sich auf einen einzigen problematischen Arbeitsschritt
Wählen Sie aus den aufgeschriebenen Abläufen denjenigen aus, der die meiste Zeit kostet oder die meisten Fehler verursacht. Wer den gesamten Betrieb auf einmal digitalisieren will, muss zu viel entscheiden – und die Entwicklung zieht sich hin.
Für die Auswahl gelten diese drei Kriterien:
| Kriterium | Worauf zu achten ist |
|---|---|
| Tragweite | Wirkt sich ein Fehler auf Kunden oder den Umsatz aus? |
| Aufwand | Wie viele Stunden kostet es täglich oder wöchentlich? |
| Zahl der Nutzenden | Bei Abläufen, die viele Personen nutzen, zeigt sich der Nutzen schneller |
Der zuerst gewählte Arbeitsschritt muss nicht der insgesamt problematischste sein. Beginnen Sie mit einem Ablauf, bei dem der Nutzen klar sichtbar wird und ein Fehlschlag nur geringe Folgen hätte – so gewinnen Sie auch intern leichter Verständnis.
Schritt 3: Legen Sie den Umfang fest – und auch, was nicht entwickelt wird
Legen Sie beim Festlegen des Umfangs zugleich fest, was diesmal nicht umgesetzt wird. Ohne diese Abgrenzung kommen während der Entwicklung immer neue Wünsche hinzu.
Folgende Punkte sollten Sie klären:
- Nutzende (Mitarbeitende, Teilzeitkräfte, Geschäftspartner, Kunden usw.)
- Einsatzort und Geräte (Firmen-PCs, Smartphones, Tablets)
- Einzugebende Felder und auszugebende Dokumente (Rechnungen, Listen, Diagramme usw.)
- Anbindung an andere Dienste (Buchhaltungssoftware, LINE, Website usw.)
- Funktionen, die diesmal nicht umgesetzt werden
Ob Punkt 4, die Anbindung, nötig ist, verändert den Entwicklungsumfang erheblich. Bei uns lässt sich das System so anbinden, dass es über dieselbe Verwaltungsoberfläche wie die Website genutzt werden kann – ideal, wenn Sie Buchungen oder Kundenverwaltung mit der Website verknüpfen möchten.
Schritt 4: Erstellen Sie einen Entwurf der Oberfläche und lassen Sie ihn in der Praxis ausprobieren
Wenn das System erst nach seiner Fertigstellung genutzt wird, zeigt sich erst dann, wie sehr es an der Praxis vorbeigeht. Um solche Abweichungen früh zu erkennen, erstellen wir schon während der Konzeption einen Entwurf der Oberfläche.
- Einen Entwurf der Oberfläche erstellen und von den späteren Nutzenden ausprobieren lassen
- Erfragen, was sich schlecht eingeben lässt, welche Felder fehlen und welche überflüssig sind
- Den Entwurf überarbeiten und erneut ausprobieren lassen
- Mit dem abgestimmten Ergebnis in die Entwicklung gehen
Beziehen Sie bei der Prüfung des Entwurfs unbedingt die Personen ein, die täglich damit arbeiten. Wird nur auf Führungsebene entschieden, entsteht ein System, das nicht zur Praxis passt.
Schritt 5: Entwickeln, Daten übertragen und parallel nutzen
Nach Abschluss der Entwicklung werden die Excel-Daten in das System übertragen. Enthält die Excel-Datei viele uneinheitliche Schreibweisen oder Leerfelder, ist die Übertragung aufwendig – etwa wenn „Aktiengesellschaft“ und „AG“ gemischt vorkommen oder das Datumsformat uneinheitlich ist. Bereinigen Sie die Daten daher vor der Migration.
Statt Excel sofort aufzugeben, ist es sicherer, System und Excel etwa einen Monat lang parallel zu nutzen. Prüfen Sie, ob die Ergebnisse übereinstimmen, und trennen Sie sich erst von Excel, wenn der Betrieb im System zuverlässig läuft.
Schritt 6: Während der Nutzung nachbessern
Ein System ist zum Zeitpunkt seiner Fertigstellung nie zu 100 % perfekt. Manche Unannehmlichkeiten zeigen sich erst im Einsatz. Betrachten Sie die ersten ein bis zwei Monate als Zeitraum, in dem Rückmeldungen aus der Praxis gesammelt und kleine Korrekturen vorgenommen werden.
Wenn Sie eine feste Anlaufstelle für Änderungswünsche festlegen, bleiben Unannehmlichkeiten nicht liegen. Wir empfehlen, den Ablauf von der Meldung über die Korrektur bis zur Umsetzung vorab mit dem Entwicklungsunternehmen zu vereinbaren.
Häufige Fehler bei der Entwicklung von Unternehmenssystemen
Alles auf einmal ersetzen wollen
Wenn der gesamte Betrieb einbezogen wird, lässt sich das Pflichtenheft nicht festlegen und die Entwicklung zieht sich hin. Klein mit einem einzelnen Ablauf zu beginnen und anhand der Ergebnisse auszuweiten, führt im Ergebnis schneller zum Ziel.
Die Excel-Ansicht eins zu eins nachbauen wollen
Wer das Aussehen von Excel exakt ins System überträgt, übernimmt auch dessen Nachteile. Bauen Sie stattdessen so um, dass die Stärken eines Systems zur Geltung kommen: Eingabeprüfung, automatische Auswertung, Änderungsprotokolle und Berechtigungen.
Ohne die Beteiligten aus der Praxis entscheiden
Das System nutzen täglich die Menschen in der Praxis. Werden sie nicht schon bei der Festlegung der Anforderungen einbezogen, entsteht ein System, das niemand nutzt.
Keine Regeln für den Betrieb festlegen
Wenn nicht geklärt ist, wer Daten eingibt, wer sie prüft und wer sie korrigiert, führt auch ein neues System zu Verwirrung. Legen Sie die Zuständigkeiten für den Betrieb fest, bevor entwickelt wird.
Ein Zustand, in dem nur das entwickelnde Unternehmen Änderungen vornehmen kann
Ist das Entwicklungsunternehmen nicht mehr erreichbar, sind weder Korrekturen noch Wartung möglich. Klären Sie beim Vertragsabschluss, wer Ansprechpartner für Änderungen ist, welchen Umfang die Wartung hat und ob Sie die Daten exportieren können.
Orientierung für Ihre Entscheidung
Die möglichen Vorgehensweisen im Überblick:
| Situation | Empfohlenes Vorgehen |
|---|---|
| Standardisierte Abläufe, bei denen ein marktüblicher Dienst genügen dürfte | Einen fertigen Cloud-Dienst nutzen |
| Eigene, unternehmensspezifische Abläufe, zu denen Standardprodukte nicht passen | Ein eigenes Unternehmenssystem entwickeln |
| Buchungen oder Kundenverwaltung sollen mit der Website verknüpft werden | Die Entwicklung mit der Website verbinden |
| Es gibt bereits ein System, das sich aber schlecht bedienen lässt | Eine Überarbeitung des bestehenden Systems besprechen |
| Erst einmal ausprobieren | Nur einen einzelnen Arbeitsschritt im kleinen Rahmen entwickeln |
Nicht jeder Ablauf erfordert eine eigene Systementwicklung. Wenn ein fertiger Dienst genügt, ist dieser günstiger und schneller einsatzbereit.
Merci Ltd. entwickelt Websysteme wie Buchungssysteme, Bestell- und Auftragssysteme, interne Verwaltungssysteme, Kundenverwaltung und LINE-Anbindungen. Für Teile der Entwicklung setzen wir KI ein und halten so Laufzeit und Kosten niedrig. Auch die Überarbeitung von Systemen anderer Anbieter können wir nach Prüfung des Umfangs in manchen Fällen übernehmen.
Beispiel für ein Erfassungsblatt
Wenn Sie die Erfassung aus Schritt 1 in der folgenden Tabellenform zusammenstellen, fällt das Gespräch mit dem Entwicklungsunternehmen leichter.
| Arbeitsschritt | Verwendete Excel-Datei | Eingebende Person | Häufigkeit | Problem |
|---|---|---|---|---|
| Angebote erstellen | Angebotsregister.xlsx | Vertrieb | Mehrmals pro Woche | Das Suchen früherer Angebote dauert lange |
| Auftragsverwaltung | Auftragsliste.xlsx | Sachbearbeitung | Täglich | Mehrere Zuständige können die Datei nicht gleichzeitig öffnen und müssen warten |
| Rechnungen ausstellen | Rechnungsverwaltung.xlsx | Buchhaltung | Monatsende | Die Daten werden von Hand aus der Auftragsliste übertragen |
Ersetzen Sie die Zeilen durch die tatsächlichen Abläufe Ihres Unternehmens. Die Spalte „Problem“ ergibt das Ziel der Systemeinführung.
Den Nutzen der Systemeinführung mit Zahlen überprüfen
Erfassen und vergleichen Sie vor und nach der Einführung diese vier Werte:
- Zeitaufwand für einen Vorgang
- Anzahl der aufgetretenen Eingabefehler
- Zeitaufwand fürs Suchen
- Ausmaß der Arbeitsunterbrechung bei Abwesenheit der zuständigen Person
Wichtig ist, die Zahlen vor der Einführung zuerst zu erfassen. Ohne Zahlen lässt sich nicht feststellen, ob es etwas gebracht hat. Eine Woche genügt zunächst – messen Sie einfach die Zeiten.
Häufige Fragen
Das hängt vom Umfang ab. Der Ablauf umfasst die Klärung der Anforderungen, Konzeption, Entwicklung, Abnahme und Veröffentlichung; die genaue Dauer nennen wir Ihnen im Gespräch. Je kleiner der Umfang, desto schneller können Sie starten.
Ja, das ist möglich. Bei vielen uneinheitlichen Schreibweisen oder Leerfeldern ist allerdings vorab eine Bereinigung nötig.
Nachdem wir Ihre Abläufe kennengelernt haben, sagen wir Ihnen, ob ein fertiger Dienst genügt oder eine Entwicklung nötig ist.
Ja. Unannehmlichkeiten, die sich im laufenden Betrieb zeigen, beheben wir auf Anfrage.
Ja. Wir können das System so anbinden, dass es über dieselbe Verwaltungsoberfläche wie die Website genutzt werden kann.
Sprechen Sie uns an, sobald Sie Ihre bisherigen Abläufe aufgeschrieben haben
Die Entwicklung eines Unternehmenssystems beginnt damit, die bestehenden Abläufe aufzuschreiben und sich auf einen einzigen problematischen Arbeitsschritt zu beschränken. Sie können uns auch schon in dieser Phase ansprechen.
Von der Klärung der Anforderungen über Konzeption und Entwicklung bis zu Anpassungen nach der Veröffentlichung betreuen wir alles aus einer Hand.
