Die Kosten einer Systementwicklung richten sich nach der Anzahl der zu erstellenden Funktionen, der Anzahl der Bildschirme und Dokumente, den Schnittstellen zu anderen Diensten, der Zahl der Nutzer sowie dem Umfang der Wartung nach dem Start. Selbst bei gleich benannten Systemen fällt der Preis je nach Inhalt sehr unterschiedlich aus. Statt sich auf Richtwerte zu verlassen, ist es der schnellste Weg zu angemessenen Kosten, die Posten eines Angebots lesen zu können.
Die Kosten einer Systementwicklung richten sich nach dem Umfang der Inhalte
Auf die Frage „Was kostet ein Buchungssystem?“ gibt es keine pauschale Antwort. Denn selbst beim gleichen Buchungssystem unterscheidet sich der Arbeitsumfang grundlegend, je nachdem, ob es nur Buchungen entgegennimmt oder auch Bezahlung, E-Mail-Benachrichtigungen, Mitgliederverwaltung und eine LINE-Anbindung umfasst.
Die Kosten werden von den folgenden fünf Faktoren bestimmt:
- Anzahl der Funktionen und deren jeweilige Komplexität
- Anzahl der Bildschirme und Dokumente (Rechnungen, Übersichtslisten usw.)
- Schnittstellen zu anderen Diensten (Buchhaltungssoftware, LINE, Website, Bezahlung usw.)
- Anzahl der Nutzer und Aufteilung der Berechtigungen
- Wartung nach dem Start und Umfang der Anpassungen
Dabei werden Punkt 3 und Punkt 5 leicht übersehen. Je mehr Schnittstellen hinzukommen, desto mehr Aufwand entsteht, um sich an die Spezifikationen des jeweiligen Dienstes anzupassen. Die Wartung verursacht nach dem Start monatliche Kosten – ist sie nicht im ersten Angebot enthalten, steigt die Belastung später.
Da die Kosten einer Systementwicklung bei uns je nach Inhalt stark variieren, erstellen wir Ihnen ein individuelles Angebot.
Ein Angebot ist nach Projektphasen gegliedert
Angebote für Systementwicklungen sind üblicherweise nach Projektphasen gegliedert. Die wichtigsten Posten zeigt die folgende Tabelle.
| Punkt | Inhalt | Worauf zu achten ist |
|---|---|---|
| Klärung der Anforderungen | Erfassen, was erstellt werden soll, und schriftlich festhalten | Ist dafür am Anfang ausreichend Zeit eingeplant? |
| Konzeption | Bildschirme, Datenhaltung und Abläufe festlegen | Werden Entwürfe der Bildschirme erstellt und abgestimmt? |
| Entwicklung | Programmierung | Gibt es eine Aufschlüsselung nach Funktionen? |
| Test | Überprüfung der Funktionsweise | Ist Zeit für die Prüfung im laufenden Betrieb eingeplant? |
| Datenmigration | Übernahme aus vorhandenen Excel-Dateien usw. | Sind Umfang und Menge der zu übernehmenden Daten angegeben? |
| Inbetriebnahme und Schulung | Veröffentlichung in der Produktivumgebung und Einweisung in die Bedienung | Ist eine Einweisung in die Bedienung enthalten? |
| Pflege | Fehlerbehebung und Anpassungen nach dem Start | Sind Umfang und monatliche Kosten angegeben? |
Prüfen Sie nach Erhalt eines Angebots zuerst, ob diese sieben Punkte vollständig enthalten sind. Bei einem Angebot, in dem nur „Pauschal“ steht, ist nicht erkennbar, was enthalten ist. Bitten Sie in diesem Fall um eine detaillierte Aufschlüsselung.
Manche Angebote sind in der Einheit Personenmonat angegeben. Ein Personenmonat entspricht der Arbeitsmenge, die eine Person in einem Monat leistet. „5 Personenmonate“ bedeuten also fünf Monate Arbeit für eine Person. Bei dieser Methode ergibt sich der Betrag aus dem Satz pro Personenmonat und der Personenzahl. Vergleicht man jedoch nur die Sätze, bleiben Unterschiede in Effizienz und Qualität der Arbeit unsichtbar.
Es gibt zwei Vertragsformen: Werkvertrag und Dienstvertrag
Bei Verträgen über Systementwicklung gibt es im Wesentlichen zwei Formen.
| Vertragsform | Inhalt | Geeignete Situation |
|---|---|---|
| Werkvertrag | Bezahlt wird für die Lieferung eines fertigen Produkts | Wenn klar feststeht, was erstellt werden soll |
| Dienstvertrag | Bezahlt wird für die Arbeit selbst. Eine Fertigstellung wird nicht zugesichert | Wenn während der Umsetzung entschieden und laufend verbessert wird |
Beim Werkvertrag stehen Betrag und Ergebnis fest, sodass das Budget planbar ist. Ändert man jedoch unterwegs die Spezifikation, entstehen Zusatzkosten. Der Dienstvertrag erlaubt flexible Änderungen, dafür lässt sich die Gesamtsumme zu Beginn nur schwer festlegen.
Das japanische Ministerium für Wirtschaft, Handel und Industrie veröffentlicht mit den „Modellverträgen für Informationssysteme“ Mustervorlagen für Verträge zur Systementwicklung. Sie sind eine gute Orientierung, wenn Sie Vertragsform, Haftungsumfang und den Umgang mit den Lieferergebnissen prüfen. Ein Blick hinein vor Vertragsabschluss hilft, die Bedeutung der einzelnen Angebotsposten besser zu verstehen.
Worauf Sie beim Vergleich von Angeboten achten sollten
Wenn Sie Angebote von mehreren Unternehmen einholen, prüfen Sie die folgenden Punkte:
- Wird der Leistungsumfang unter gleichen Bedingungen verglichen?
- Sind die Wartungskosten enthalten?
- Ist angegeben, unter welchen Bedingungen Zusatzkosten entstehen?
- Können die Daten exportiert und an ein anderes Unternehmen übergeben werden?
- Wer ist Ansprechpartner und wo liegt die Kontaktstelle?
Wer das günstigste Unternehmen wählt, erlebt leicht, dass notwendige Funktionen nicht enthalten sind. Fragen Sie beim Unternehmen nach den Gründen für die Preisunterschiede. Am sichersten ist es, ein Unternehmen zu wählen, das konkret und nachvollziehbar erklärt.
Um Angebote vergleichen zu können, hilft es, vorab ein einseitiges Dokument mit Ihren Anforderungen zu erstellen – so können Sie alle Unternehmen unter gleichen Bedingungen anfragen. Notieren Sie darin die zu lösende Aufgabenstellung, die Nutzer, die benötigten Funktionen, die anzubindenden Dienste und den gewünschten Zeitrahmen.
Was Sie tun können, um die Kosten zu senken
Die Kosten einer Systementwicklung lassen sich nicht nur durch das Streichen von Funktionen senken.
- Zunächst auf die nötigen Funktionen beschränken und im laufenden Betrieb ergänzen
- Dort, wo fertige Dienste ausreichen, diese unverändert nutzen
- Bildschirmentwürfe frühzeitig prüfen, um spätere Überarbeitungen zu vermeiden
- Die Anforderungen priorisieren und festlegen, was zurückgestellt werden kann
- Ein Unternehmen ansprechen, das KI in Teilen der Entwicklung einsetzt
Besonders Punkt 3 wirkt sich stark aus. Wenn erst nach der Fertigstellung auffällt, dass das Ergebnis „nicht der Vorstellung entspricht“, steigen die Kosten durch die nötigen Nacharbeiten.
Wir setzen KI in Teilen der Entwicklung ein und halten so Zeitaufwand und Kosten niedrig.
Häufige Fehler bei den Kosten einer Systementwicklung
Ein Angebot einholen, ohne die Anforderungen abschließend geklärt zu haben
Wenn die Anforderungen unklar bleiben, schwanken die Beträge stark. Schreiben Sie zunächst Ihre heutigen Arbeitsabläufe auf, klären Sie die Problemstellungen und sprechen Sie uns dann an.
Nur auf das erste Angebot schauen und die Wartung außer Acht lassen
Anpassungen nach dem Start, Serverkosten und die Behebung von Fehlern verursachen monatliche Kosten. Vergleichen Sie nicht nur die Entwicklungskosten, sondern die Gesamtsumme über ein bis mehrere Jahre.
Die Spezifikationen unterwegs immer wieder ändern
Jede Änderung der Spezifikationen verursacht Zusatzkosten. Besprechen Sie für Bereiche, in denen Änderungen wahrscheinlich sind, eine passende Vertragsgestaltung – etwa von Anfang an einen Dienstvertrag oder eine Umsetzung in kleinen Teilschritten.
Die Prüfung der Bildschirme nicht dem Betrieb überlassen
Bildschirme, die allein vom Projektverantwortlichen festgelegt werden, sind im Alltag manchmal unpraktisch. Lassen Sie die Mitarbeitenden im Betrieb die Oberfläche ausprobieren, bevor Sie die Spezifikationen festschreiben.
Den Umgang mit einem von einem anderen Unternehmen erstellten System nicht klären
Wenn bereits ein System vorhanden ist, hängen die Kosten davon ab, ob es neu erstellt oder angepasst wird. Die Anpassung eines von einem anderen Unternehmen entwickelten Systems können wir nach Prüfung des Inhalts unter Umständen übernehmen.
Orientierung für Ihre Entscheidung
Hier die Kostenlogik, geordnet nach Vorgehensweise.
| Situation | Wie Sie die Kosten einordnen |
|---|---|
| Das Ergebnis steht klar fest | Werkvertrag mit festgelegter Gesamtsumme |
| Während der Umsetzung entscheiden | Dienstvertrag mit festgelegtem Zeitraum und Arbeitsumfang |
| Im Kleinen ausprobieren | Zunächst nur eine Funktion umsetzen, die Wirkung prüfen und dann erweitern |
| Es ist bereits ein System vorhanden | Angebote für Anpassung und Neuerstellung einholen und vergleichen |
| Verknüpfung mit der Website gewünscht | Alles einschließlich der Schnittstellen bei einem Unternehmen anfragen |
Bei jeder Vorgehensweise gilt: Wenn Sie vor dem Angebot in Worte fassen, wo das Problem liegt und was Sie erreichen möchten, wird die Kostenschätzung genauer.
Beispiel für ein einseitiges Dokument zur Angebotsanfrage
Damit Sie bei allen Unternehmen unter gleichen Bedingungen anfragen können, fassen Sie die folgenden Punkte auf einer Seite zusammen.
| Punkt | Beispiel für die Umsetzung |
|---|---|
| Zu lösende Aufgabenstellung | Das Übertragen der Aufträge kostet täglich eine Stunde |
| Nutzer | 5 Personen im Vertrieb, 2 in der Verwaltung |
| Benötigte Funktionen | Angebote erstellen, Aufträge erfassen, Rechnungen ausstellen |
| Anzubindende Dienste | Buchhaltungssoftware, E-Mail |
| Vorhandene Daten | Auftragsliste in Excel (ca. 3 Jahre) |
| Gewünschter Zeitrahmen | Einsatz ab Beginn des nächsten Geschäftsjahres |
| Budgetvorstellung | Obergrenze der Anfangskosten und monatlich tragbarer Betrag |
Bitte ersetzen Sie in dieser Vorlage die Angaben durch die tatsächlichen Zahlen Ihres Unternehmens. Allein durch ein solches Dokument verkürzt sich die Zeit für die Bedarfsaufnahme und die Angebote werden genauer.
Was Sie nach Erhalt des Angebots nachfragen sollten
Wenn Sie ein Angebot erhalten haben, stellen Sie dem Unternehmen die folgenden Fragen:
- In welchen Fällen ändert sich der Betrag?
- Bis wann sind Änderungen der Spezifikationen kostenfrei möglich?
- Über welchen Zeitraum werden Fehler nach dem Start kostenfrei behoben?
- Wie läuft die Übergabe ab, wenn der Ansprechpartner wechselt?
- Können das erstellte Programm und die Daten künftig an ein anderes Unternehmen übergeben werden?
Unternehmen, die konkret antworten und dies schriftlich festhalten, sind vertrauenswürdige Partner.
Was Sie mit dem Entwicklungsunternehmen vorab festlegen sollten
Wenn Sie schon vor der Festlegung des Angebotsbetrags auch die Kommunikationsregeln vereinbaren, gibt es während der Entwicklung weniger Missverständnisse.
- Die jeweilige Kontaktperson (je eine Person auf beiden Seiten)
- Häufigkeit der Fortschrittsberichte
- Vorgehen bei der Beauftragung von Änderungen der Spezifikationen
Häufige Fragen
Sie variieren stark je nach Funktionen, Anzahl der Bildschirme, Schnittstellen, Anzahl der Nutzer und Umfang der Wartung. Wir erstellen ein Angebot, nachdem wir Ihre Anforderungen besprochen haben.
Notieren Sie die zu lösende Aufgabenstellung, die Nutzer, die benötigten Funktionen, die anzubindenden Dienste und den gewünschten Zeitrahmen. Wenn Sie uns bereits genutzte Excel-Dateien oder Formulare zeigen, wird das Angebot noch genauer.
Es fallen Serverkosten sowie Wartungskosten für die Behebung von Fehlern und für Anpassungen an. Klären Sie Umfang und Höhe der Wartung zusammen mit dem Entwicklungsangebot.
Wir setzen KI in Teilen der Entwicklung ein und halten so Zeitaufwand und Kosten niedrig. Vor dem Start prüfen wir die Funktionsfähigkeit und stellen sicher, dass es keine Probleme gibt.
Nach Prüfung des Inhalts können wir dies unter Umständen übernehmen. Sprechen Sie uns zunächst zu Ihrer aktuellen Situation an.
Sprechen Sie uns schon vor dem Angebot an – beginnend mit der Klärung Ihrer Aufgabenstellung
Die Kosten einer Systementwicklung ergeben sich aus Funktionen, Bildschirmen, Schnittstellen, Nutzern und Wartung. Wenn Sie nicht wissen, womit Sie anfangen sollen, können wir damit beginnen, dass Sie uns von den Arbeitsabläufen erzählen, die Ihnen Schwierigkeiten bereiten.
Wir betreuen alles aus einer Hand – von der Klärung der Anforderungen über Konzeption und Entwicklung bis zu Anpassungen nach dem Start.
