El freelance destaca por permitir contener los costes y por el trato directo con la persona responsable. La agencia destaca por poder repartir la estrategia, el diseño, la maquetación y el mantenimiento, de modo que la operativa no se detiene aunque alguien falte. Comparar incluyendo el mantenimiento posterior a la publicación y la previsión ante una pérdida de contacto facilita la elección.
Cuál es mejor depende del alcance que quiera encargar
Encargar la creación de una página web a un freelance o a una agencia no es cuestión de cuál es superior, sino de qué quiere delegar.
- Si quiere crear un sitio pequeño a bajo coste y con asesoramiento cercano, el freelance es la opción adecuada.
- Si quiere delegar en bloque la definición de sus puntos fuertes, el diseño, los textos y el mantenimiento, la agencia es la opción adecuada.
Según un estudio de Web Kanji, el coste de encargar una página web para una pyme es de 1.044.000 yenes de media y 573.000 yenes de mediana. Como la horquilla varía mucho según el proveedor, elegir solo por el importe puede acarrear costes adicionales después.
Tabla comparativa
| Aspecto comparado | Freelance | Agencia |
|---|---|---|
| Costes | Fácil de contener | Puede ser más alto por abarcar un alcance mayor |
| Comunicación | Trato directo con la persona responsable | Los roles se reparten entre comercial, director de proyecto y creativos |
| Áreas de especialidad | Se limita a los puntos fuertes de la persona (diseño, maquetación, etc.) | Puede repartir estrategia, diseño, maquetación y mantenimiento |
| Plazo de entrega | Varía según el número de proyectos que tenga esa persona | Al trabajar en equipo, es más fácil tener previsibilidad |
| Mantenimiento tras la publicación | Depende del alcance que cubra esa persona | Muchas empresas realizan el mantenimiento como equipo |
| Si la persona responsable se ausenta de repente | El trabajo tiende a detenerse | Otra persona puede tomar el relevo |
| Cuándo conviene | Sitios pequeños, presupuesto limitado | Quiere delegar desde la estrategia hasta la gestión diaria |
Esta tabla refleja tendencias generales. Hay freelances que asumen la responsabilidad del mantenimiento, y agencias cuya atención al cliente es escasa. Es imprescindible comprobarlo caso por caso.
Por qué surgen las diferencias de coste
La diferencia de coste entre un freelance y una agencia se debe principalmente a estos tres factores.
- La agencia incluye costes fijos como el mantenimiento de la oficina y los gastos comerciales
- La agencia incluye los salarios de varias personas
- El coste de la agencia suele incluir una estructura de mantenimiento tras la publicación
Al comparar importes, hágalo sobre el mismo alcance. Por ejemplo, si el presupuesto del freelance cubre “solo diseño y maquetación” y el de la agencia incluye “estrategia, textos y mantenimiento”, no se pueden comparar las cifras sin más.
El mantenimiento es donde más se nota la diferencia
Más que el coste de creación, es la diferencia en el mantenimiento posterior a la publicación la que marca una gran distancia al cabo de unos años. Una web creada con un CMS como WordPress recibe actualizaciones continuas del núcleo y de los plugins, por lo que, si se desatiende, la visualización puede romperse o quedar vulnerabilidades de seguridad.
Sobre el mantenimiento, compruebe estos puntos antes de contratar.
- Si hay copias de seguridad diarias. Cuántos días se conservan y quién realiza la restauración
- Quién actualiza el núcleo de WordPress y los plugins, y con qué frecuencia
- Quién vigila las anomalías de visualización o del servidor
- A quién se piden las correcciones de textos o fotos y en cuántos días hábiles se aplican
- Si el coste de las correcciones está incluido en la cuota mensual o se cobra cada vez
- Qué ocurre si se pierde el contacto con la persona responsable
Si encarga el trabajo a un freelance, el sexto punto es especialmente importante. Dejar la web en un estado que permita traspasarla es la mejor previsión por si esa persona cesa su actividad o no puede trabajar por enfermedad.
Cómo prepararse ante el riesgo de perder el contacto
Las preocupaciones más habituales al contratar a un freelance son “perdí el contacto a mitad del proyecto” o “tras la publicación nadie podía arreglarlo”. Con una agencia también pueden cambiar las circunstancias de la empresa, pero la previsión es la misma.
- Que el cliente reciba los datos de acceso al panel de administración de la web
- Que le entreguen una lista de los plugins utilizados y de los componentes desarrollados a medida
- Que la creen con un WordPress estándar. Si se abusa de desarrollos propios, pocas personas podrán retomarlo
- Que dejen constancia por escrito o por correo del registro de trabajos (qué se corrigió y cuándo)
Siete preguntas que hacer antes de firmar
- ¿Quién se encargará del proyecto? ¿Una sola persona o varias?
- ¿Pueden mostrarme en una lista el alcance de los trabajos incluidos en el presupuesto?
- ¿El mantenimiento posterior a la publicación está incluido en el presupuesto o se cobra aparte?
- ¿En qué casos se generan costes adicionales?
- Si se prevé un retraso en la entrega, ¿cuándo me avisarán?
- ¿Pueden mostrarme sitios que hayan creado anteriormente?
- ¿Pueden entregarme el sitio en un formato que otra empresa pueda retomar?
Que las respuestas a estas preguntas sean concretas o no es un buen criterio de decisión.
Pautas sobre cuándo conviene cada opción
El freelance es adecuado en estos casos.
- El sitio tiene pocas páginas y la estructura ya está definida
- Quiere contener el presupuesto
- Quiere hablar directamente con la persona responsable y hacer ajustes de detalle
- Puede cubrir el mantenimiento posterior por otra vía
La agencia es adecuada en estos casos.
- Quiere delegar desde la definición de sus puntos fuertes y la redacción de textos
- Quiere incluir trabajos especializados como el posicionamiento en buscadores o los datos estructurados
- Quiere delegar en bloque el mantenimiento y las actualizaciones tras la publicación
- Quiere una estructura en la que la operativa no se detenga aunque falte una persona
Una opción para contener el coste y aprovechar la estructura de una agencia
La idea de que una agencia siempre sale cara también está cambiando. Cada vez más agencias delegan gran parte de la maquetación en la IA y dedican el tiempo de las personas a la estrategia y al diseño.
En el caso de Merci Ltd., site-factory, liderado por la IA, parte de 30.000 yenes de coste inicial y 7.000 yenes al mes (sin impuestos); la creación a medida, liderada por creativos, parte de 250.000 yenes de coste inicial (unas 5 páginas), 500.000 yenes (unas 10 páginas) y 800.000 yenes (unas 20 páginas), con cuota mensual desde 3.000 yenes. La cuota mensual incluye servidor, SSL, copia de seguridad diaria, actualizaciones semanales y supervisión cada mañana. El importe se presupuesta de forma flexible según las funcionalidades que se incorporen.
Cómo leer un presupuesto al comparar costes
Cuando tenga presupuestos de dos o más empresas, antes de mirar el importe compare estos cinco apartados.
| Concepto | Qué comprobar |
|---|---|
| Estrategia | Si incluye la definición de los puntos fuertes y la creación de la estructura |
| Textos | Quién los redacta. Si hay entrevistas previas |
| Diseño | Número de propuestas, rondas de corrección y visualización en smartphone |
| Mantenimiento tras la publicación | Contenido de la cuota mensual y alcance de las correcciones incluidas |
| Costes adicionales | Cómo se presupuestan las páginas añadidas y los cambios de diseño |
Si iguala el alcance antes de mirar los importes, entenderá por qué uno es barato y otro caro. Por ejemplo, si un presupuesto no incluye los textos y el otro sí, sume el coste de encargar los textos aparte antes de comparar.
Cómo decidir si aún duda
- Elija a quien tenga definido un canal al que pedir actualizaciones tras la publicación
- Elija a quien haya creado sitios más cercanos a su sector y tamaño de empresa
- Elija a quien responda a sus preguntas con rapidez y concreción
- Deje el importe como último criterio de decisión
El coste de creación se paga una sola vez, pero el mantenimiento y las actualizaciones continúan mientras tenga el sitio. Calcular la carga de varios años sumando el coste inicial y la cuota mensual ayuda a no equivocarse en la decisión.
Diferencias en la forma de gestionar el encargo
Entre un freelance y una agencia también cambia el proceso desde el encargo hasta la publicación.
| Fase | Freelance | Agencia |
|---|---|---|
| Primera consulta | Habla directamente con la persona que ejecutará el trabajo | Suele atenderle un comercial o un director de proyecto |
| Definición de la estrategia | La prepara el cliente o se define conjuntamente | En ocasiones la organiza la empresa |
| Producción | Una sola persona lo desarrolla todo | Se avanza repartiendo el trabajo por roles |
| Revisión y correcciones | Se comunican directamente a la persona responsable | Se comunican a través del canal de atención |
| Tras la publicación | Suele requerir un contrato aparte | Suele llevar incorporado un contrato de mantenimiento |
El esfuerzo para el cliente puede ser mayor con un freelance, porque es más habitual tener que preparar uno mismo la estructura y los textos. Que convenga una u otra opción depende de si puede dedicarle tiempo o prefiere delegar.
Qué preparar antes de pedir un presupuesto
Tanto si contrata a un freelance como a una agencia, preparar estos cuatro puntos antes del encargo hará que el presupuesto sea más concreto: la lista de contenidos que quiere publicar, las direcciones de sitios de referencia, la fecha deseada de publicación y una idea del presupuesto máximo. Si le resulta difícil prepararlos, también puede organizarlos con la ayuda de la agencia.
Preguntas frecuentes
En general, suele ser más fácil contener el coste. Sin embargo, como el alcance de los presupuestos suele diferir, le recomendamos igualar la comparación comprobando si incluyen la estrategia y el mantenimiento.
Depende de la empresa y de la persona responsable. Pida que le muestren trabajos anteriores y compruebe si tienen experiencia en sitios de un sector parecido al suyo.
Sí, es posible. Ahora bien, si está construido con un sistema propio, puede que no sea posible retomarlo. Que esté hecho con un sistema estándar como WordPress es una buena señal de que el traspaso será sencillo.
Depende del proveedor. Antes de firmar, compruebe cuántas correcciones incluye la cuota mensual y qué servicios se cobran aparte.
Las subvenciones exigen una determinada forma de redactar el presupuesto y apoyo en la solicitud, por lo que conviene un proveedor con experiencia en proyectos financiados con subvenciones.
Organizamos juntos el desglose de los costes
Que le convenga un freelance o una agencia depende del alcance que quiera delegar y del mantenimiento que necesite tras la publicación. En Merci Ltd. le explicamos antes del presupuesto las diferencias de tarifas y planes y el alcance de los trabajos incluidos en la cuota mensual.
