O pedido de criação de folhetos avança por esta ordem: organização do objetivo, definição da área de distribuição, design, impressão e distribuição. O custo é determinado por quatro fatores: o formato, a tiragem, o nível de elaboração do design e o facto de haver ou não distribuição. Confiando tudo a uma única empresa, do planeamento à distribuição, passa a existir um só interlocutor e reduz-se o trabalho de comunicação ao longo do processo.
O pedido de criação de folhetos avança em 7 etapas
Um folheto não termina quando o papel impresso é entregue. O resultado também depende de a quem ele chega. Ao encomendar a uma empresa de produção, o processo é o seguinte.
- Consulta e organização do objetivo
- Definição da área e da forma de distribuição
- Verificação do orçamento e encomenda
- Organização dos conteúdos e elaboração dos textos
- Validação e correção da proposta de design
- Impressão
- Distribuição (distribuição em caixas de correio, encarte em jornais, etc.)
Seguindo esta ordem, evita-se o erro de só perceber depois de o design estar pronto que “não há pessoas para distribuir” ou que “o local de distribuição não é o adequado”. É especialmente importante definir o ponto 2 antes do design, porque, quando se sabe a quem o folheto se destina, ficam também definidas as palavras e as fotografias a usar.
As etapas 1 e 2 definem a quem entregar e o quê
A primeira coisa a decidir é o que se pretende que a pessoa faça depois de ver o folheto. Visitar a loja, telefonar, consultar o site, participar num evento: escolha apenas uma ação. Se alinhar várias ações, nenhuma delas será escolhida.
A seguir, defina concretamente quem quer alcançar. Anote a idade, a composição do agregado familiar, o tipo de habitação e os meios de deslocação habituais. São estas condições que determinam a área de distribuição.
Há sobretudo três formas de distribuição.
| Forma de distribuição | Quando é indicado |
|---|---|
| Distribuição em caixas de correio | Quer chegar diretamente a cada casa ou escritório, numa zona delimitada |
| Encarte em jornais | Quer chegar de forma alargada aos agregados que assinam jornais |
| Distribuição na loja ou em instalações | Quer entregar a quem visita a loja ou aos utilizadores de instalações parceiras |
Na distribuição em caixas de correio é possível escolher a área por bairro ou mesmo por edifício de habitação coletiva. A resposta muda consoante se distribua numa zona com muitas moradias ou numa zona predominantemente de prédios. Se recorrer a uma empresa de produção, confirme se ela propõe também a forma de escolher a área de distribuição, de acordo com o objetivo e o público-alvo.
O custo é determinado por 4 fatores
O custo da criação de um folheto resulta da combinação dos quatro pontos seguintes.
- Formato e número de exemplares (A4 ou B5, uma face ou duas, quantos exemplares imprimir)
- Nível de elaboração do design (usar materiais já existentes ou começar por sessões fotográficas e entrevistas)
- Especificações de impressão (tipo de papel, número de cores, existência de acabamentos)
- Existência e dimensão da distribuição (número de exemplares distribuídos, extensão da área)
Com o mesmo conteúdo, quanto maior a tiragem, menor o custo de impressão por exemplar. Já na distribuição, quanto maior o número de exemplares, maior o valor total. Se tiver um orçamento definido, comece por indicar o limite máximo do valor total e combine connosco como organizar a tiragem e a área dentro desse limite.
Como o valor varia conforme o formato, a tiragem e a existência de distribuição, na nossa empresa apresentamos o orçamento depois de conhecermos o conteúdo. Se o folheto tiver o mesmo conteúdo ou os mesmos contactos do site, o trabalho pode avançar em conjunto com o serviço de criação do site.
Ao pedir um orçamento, informe estes dados
O rigor do orçamento depende das informações que nos transmite. Se anotar os oito pontos seguintes antes de nos contactar, a troca de mensagens será mais curta.
- Objetivo do folheto (visita à loja, marcação, pedido de informação, etc.)
- Público que pretende alcançar
- Formato pretendido e se é a uma ou a duas faces
- Número de exemplares
- Em caso de distribuição, a área e a época
- Conteúdos a incluir (produtos, preços, mapa, fotografias, etc.)
- Materiais disponíveis (logótipo, fotografias, folhetos anteriores)
- Data pretendida para a distribuição ou entrega
Se não tiver materiais, confirme também se é possível encomendar desde a sessão fotográfica e a redação dos textos. Sem fotografias definidas, as reuniões de design multiplicam-se e o prazo alonga-se.
O prazo é de 2 a 3 semanas para o design e de 1 semana a 10 dias para a impressão
Na nossa empresa, para um folheto A4 frente e verso, o prazo indicativo é de cerca de 2 a 3 semanas para o design e de 1 semana a 10 dias para a impressão. Conte com cerca de um mês no total e faça a contagem decrescente a partir da data em que pretende distribuir.
Nos períodos seguintes, as gráficas e as vagas de distribuição ficam muito ocupadas.
- Antes e depois do início da nova vida escolar ou do novo ano fiscal
- Antes do Obon e da época de fim de ano e Ano Novo
- Imediatamente antes de grandes eventos ou promoções
Se se tratar de um evento com data marcada, começar a trabalhar 6 semanas antes da distribuição dá também folga para as correções.
Erros comuns ao encomendar a criação de um folheto
Incluir informação a mais
Se colocar tudo o que gostaria de dizer, deixa de se perceber o que o folheto quer comunicar. Quem recebe um folheto repara nele durante poucos segundos. Destaque apenas uma mensagem e remeta a informação detalhada para o URL do site ou para um código QR.
Contactos e mapa demasiado pequenos
Na maioria dos folhetos sem resposta, o número de telefone e o mapa são difíceis de encontrar. Coloque a porta de entrada para a ação desejada numa posição bem visível da página.
Alargar demasiado a área de distribuição
Distribuir poucos exemplares de forma dispersa por uma área ampla não cria notoriedade em nenhuma zona. Delimitar a área de influência e chegar repetidamente ao mesmo local faz com que se lembrem de si.
As cores aparecem diferentes no ecrã e no papel
A cor vista no ecrã e a cor impressa são ligeiramente diferentes. No caso do logótipo, em especial, indique o número da referência de cor e confirme-o. Verifique sempre pessoalmente a prova impressa antes da impressão.
Não conseguir medir a resposta após a distribuição
Se não souber quem veio por causa do folheto e quem não, não é possível melhorar na próxima vez. Incluir um número de telefone exclusivo do folheto, um URL dedicado ou um cupão de desconto permite contar as respostas.
Concentrar tudo num único interlocutor reduz o trabalho
Se encomendar o design, a impressão e a distribuição do folheto a empresas diferentes, multiplicam-se os interlocutores e tornam-se mais prováveis os desvios de prazo. Confiando tudo a uma só empresa, do planeamento à distribuição, reduz-se o número de reuniões e mantém-se a coerência na definição das cores e do papel.
A Merci Ltd. encarrega-se de todo o processo, do planeamento, design e impressão de folhetos e brochuras até à distribuição em caixas de correio e outras formas de entrega. Também fazemos apenas os ficheiros de design. É ainda possível criar o folheto com o mesmo conteúdo e os mesmos contactos do site, em conjunto com o serviço de criação do site.
A página monta-se com 5 elementos
Se, antes de encomendar o design, definir a prioridade dos elementos a incluir na página, o número de correções diminui.
- Título (a primeira frase que quem recebe lê; escreva um problema ou um resultado que se obtém)
- Fotografias ou ilustrações (produtos, fachada da loja, rosto de quem trabalha)
- Texto principal (justifique o título, limitando-se a 2 ou 3 pontos)
- Vantagem ou prazo (desconto na primeira visita, oferta para quem visitar durante o período de distribuição, etc.; apenas o que for realmente exequível)
- Porta de entrada para a ação (número de telefone, mapa, código QR, URL do site)
Num folheto em que o ponto 1 é fraco, os pontos seguintes não chegam a ser lidos. O título deve ser escrito não com o nome da empresa ou do serviço, mas com as palavras que estão na cabeça de quem recebe. Por exemplo, numa clínica dentária, em vez do nome do “dentista”, use uma formulação em que o leitor se reconheça, como “Para quem sangra sempre no mesmo sítio ao escovar os dentes”.
Nas 2 semanas após a distribuição, verifique a resposta
O folheto não termina com a distribuição: os resultados obtidos servem para melhorar a vez seguinte. O procedimento de verificação é o seguinte.
- Registar a data e a área de distribuição
- Perguntar, nas visitas e nos telefonemas, se a pessoa viu o folheto
- Contar diariamente as respostas ao código QR ou ao número de telefone dedicados
- Comparar as respostas por área de distribuição
- Tornar as áreas com mais respostas o centro da próxima distribuição
Em cerca de 2 semanas obtém-se a maior parte das respostas. Guardando estes números, poderá comparar também a diferença que resulta de mudar o título no folheto seguinte.
Como pensar o título e as vantagens, por setor
Aquilo que o folheto deve comunicar varia conforme o setor.
| Setor | Como pensar o título | Exemplos de vantagens |
|---|---|---|
| Restaurante | Descrever um prato apetecível e a ocasião que dá vontade de visitar | Uma bebida oferecida a quem apresentar o folheto |
| Cabeleireiro | Pôr em palavras o problema de cabelo de quem lê | Desconto exclusivo para a primeira visita |
| Obras e reparações | Descrever o problema em causa e indicar se o orçamento é gratuito | Orçamento e inspeção gratuitos |
| Escola de reforço | Pôr em palavras a inquietação dos pais, a partir do comportamento das crianças | Aula experimental gratuita |
| Imobiliário | Descrever cenas do dia a dia e apresentar as condições em números | Convite para uma visita ao imóvel |
As vantagens devem limitar-se ao que é realmente exequível. Prazos ou quantidades sem justificação prejudicam a confiança de quem lê. Defina a época de distribuição e o prazo da vantagem com as mesmas datas.
Itens a verificar na revisão
Antes da impressão, leia em voz alta, em conjunto, os seguintes itens.
- Se o nome da empresa, a morada e o número de telefone estão corretos, dígito a dígito
- Se os preços e os prazos estão indicados da mesma forma que no site
- Se o código QR abre efetivamente ao ser lido
- Se não há gralhas, erros de conversão nem inconsistências na grafia dos nomes próprios
- Se foram obtidas as autorizações de utilização das fotografias
Corrigir depois de a impressão ter começado implica custos e dias adicionais. Faça a revisão com duas ou mais pessoas.
Perguntas frequentes
Varia conforme o formato, a tiragem, o nível de elaboração do design e a existência ou não de distribuição. Na nossa empresa, apresentamos o orçamento depois de conhecermos o conteúdo.
Sim. Também fazemos apenas os ficheiros de design. Se encomendar a impressão ou a distribuição a outra empresa, combine connosco previamente o formato dos ficheiros.
Define-se a partir do local de residência e do raio de deslocação do público que pretende alcançar. Propomos também a forma de escolher a área de distribuição, de acordo com o objetivo e o público-alvo.
Num A4 frente e verso, demora cerca de 2 a 3 semanas para o design e de 1 semana a 10 dias para a impressão.
Sim. As brochuras também podem ser inteiramente confiadas a nós, do planeamento ao design e à impressão.
Fale connosco a partir do objetivo e da área de distribuição
Para a criação de um folheto, basta estarem definidos o objetivo, a área de distribuição e o orçamento para podermos apresentar uma proposta. O que ainda não estiver decidido, organizamos em conjunto à medida que avançamos.
Do planeamento à impressão e à distribuição em caixas de correio ou de outras formas, tudo com um único interlocutor.
