O freelancer tem como pontos fortes os custos mais acessíveis e o contacto direto com quem executa o trabalho. A agência tem como pontos fortes a possibilidade de repartir o planeamento estratégico, o design, a programação e a manutenção, além de a operação dificilmente parar quando alguém falta. Comparar incluindo a manutenção após a publicação e a preparação para o caso de se perder o contacto torna a escolha mais fácil.
A melhor opção depende do âmbito que pretende confiar
Recorrer a um freelancer ou a uma agência para criar o seu site não é uma questão de qual é melhor, mas sim do que pretende delegar.
- Se quer criar um site pequeno a baixo custo, conversando ao longo do processo, o freelancer é a opção indicada
- Se quer confiar tudo num só pacote — definição dos pontos fortes, design, textos e manutenção —, a agência é a opção indicada
Segundo um estudo da Web Kanji, o custo da criação de um site para pequenas e médias empresas situa-se numa média de 1 044 000 ienes e numa mediana de 573 000 ienes. Como a variação entre prestadores é grande, escolher apenas pelo valor pode gerar custos adicionais mais tarde.
Tabela comparativa
| Item comparado | Freelancer | Agência |
|---|---|---|
| Custos | Mais fácil de conter | Pode ser mais elevado, por abranger mais serviços |
| Comunicação | Fala diretamente com quem executa | Funções divididas entre comercial, diretor de projeto e criativos |
| Áreas de especialidade | Concentra-se na especialidade da pessoa (design, programação, etc.) | Planeamento estratégico, design, programação e manutenção podem ser repartidos |
| Prazos | Variam com o número de projetos que a pessoa tem em mãos | Como avança em equipa, é mais fácil prever o prazo |
| Manutenção após a publicação | Depende do âmbito de atuação da pessoa | Muitas empresas asseguram a manutenção com uma estrutura própria |
| Quando o responsável falta de repente | O trabalho tende a parar | Outro colaborador pode assumir |
| Quando é indicado | Sites de pequena dimensão, orçamento limitado | Quer delegar desde a estratégia até à operação |
Esta tabela reflete tendências gerais. Há freelancers que assumem plena responsabilidade pela manutenção, assim como há agências com um atendimento pouco presente. É indispensável confirmar caso a caso.
Por que surgem as diferenças de custo
A diferença de custo entre freelancers e agências resulta sobretudo de três fatores.
- A agência inclui custos fixos, como a manutenção do escritório e as despesas comerciais
- A agência inclui os encargos salariais de várias pessoas
- O custo da agência inclui, muitas vezes, uma estrutura de manutenção após a publicação
Ao comparar valores, compare âmbitos iguais. Por exemplo, se o orçamento do freelancer abrange apenas “design e programação” e o da agência inclui “planeamento estratégico, textos e manutenção”, não é possível comparar os valores lado a lado.
A manutenção é onde a diferença mais se nota
Mais do que o custo de criação, é a diferença na manutenção após a publicação que gera um grande contraste ao fim de alguns anos. Num site feito com um CMS como o WordPress, o núcleo e os plugins são atualizados continuamente, pelo que, se for deixado ao abandono, a apresentação pode desconfigurar-se e as falhas de segurança podem permanecer.
Antes de contratar, verifique os seguintes pontos sobre a manutenção.
- Existe cópia de segurança diária? Quantos dias são guardados e quem faz a reposição?
- Quem atualiza o núcleo do WordPress e os plugins, e quando?
- Quem monitoriza anomalias na apresentação ou no servidor?
- A quem se pedem alterações de textos e fotografias, e em quantos dias úteis ficam aplicadas?
- O custo das alterações está incluído na mensalidade ou é cobrado a cada pedido?
- O que acontece se deixar de ser possível contactar o responsável?
Ao recorrer a um freelancer, o sexto ponto é especialmente importante. Mesmo que a pessoa encerre a atividade ou fique impossibilitada de trabalhar por doença, manter o site em condições de ser transferido é a melhor precaução.
Precaver-se contra o risco de perder o contacto
Ao contratar um freelancer, as preocupações mais comuns são “deixei de conseguir contacto a meio do projeto” ou “depois da publicação, ninguém conseguiu corrigir nada”. Mesmo com uma agência, as circunstâncias da empresa podem mudar, mas as precauções são as mesmas.
- O cliente deve receber os dados de acesso ao painel de administração do site
- Peça que fique registada uma lista dos plugins utilizados e dos componentes desenvolvidos à medida
- Peça um WordPress padrão. O uso excessivo de mecanismos próprios limita quem pode assumir o projeto
- Guarde um registo dos trabalhos (o que foi corrigido e quando) por escrito ou por e-mail
7 perguntas a fazer antes do contrato
- Quem ficará responsável pelo projeto? Será uma só pessoa ou uma equipa?
- Pode mostrar-me uma lista com o âmbito dos trabalhos incluídos no orçamento?
- A manutenção após a publicação está incluída no orçamento ou é cobrada à parte?
- Em que situações há custos adicionais?
- Se o prazo estiver em risco, quando serei informado?
- Pode mostrar-me sites que já criou?
- Pode entregar o site de forma que possa ser transferido para outra empresa?
Receber ou não respostas concretas a estas perguntas é um bom critério de decisão.
Indicações sobre quando cada opção é adequada
O freelancer é indicado nos seguintes casos.
- Poucas páginas e estrutura já definida
- Pretende conter o orçamento
- Quer falar diretamente com quem executa para afinar detalhes
- Consegue assegurar a manutenção após a publicação por outra via
A agência é indicada nos seguintes casos.
- Quer delegar desde a definição dos pontos fortes até à redação dos textos
- Quer incluir trabalhos especializados, como otimização para motores de busca e dados estruturados
- Quer delegar num só pacote a manutenção e as atualizações após a publicação
- Quer uma estrutura em que a operação não pare quando o responsável falta
Uma alternativa: usar a estrutura de uma agência mantendo os custos baixos
A ideia de que recorrer a uma agência sai caro também está a mudar. São cada vez mais as agências que delegam grande parte da programação à IA e dedicam o tempo das pessoas ao planeamento estratégico e ao design.
No caso da Merci Ltd., o site-factory conduzido por IA parte de 30 000 ienes de custo inicial e 7 000 ienes por mês (sem IVA); a criação à medida conduzida por criativos parte de 250 000 ienes de custo inicial (cerca de 5 páginas), 500 000 ienes (cerca de 10 páginas) e 800 000 ienes (cerca de 20 páginas), com mensalidade a partir de 3 000 ienes. A mensalidade inclui servidor, SSL, cópia de segurança diária, atualizações semanais e monitorização todas as manhãs. Os valores são orçamentados com flexibilidade, consoante as funcionalidades pretendidas.
Como ler um orçamento ao comparar custos
Depois de obter orçamentos de duas ou mais empresas, antes de olhar para os valores, compare lado a lado os cinco pontos seguintes.
| Item | O que verificar |
|---|---|
| Planeamento estratégico | Inclui a definição dos pontos fortes e a criação da estrutura? |
| Textos | Quem escreve? Há entrevistas? |
| Design | Número de propostas, número de revisões, apresentação em smartphone |
| Manutenção após a publicação | Conteúdo da mensalidade e âmbito das alterações incluídas |
| Custos adicionais | Como são orçamentadas novas páginas e alterações de design |
Ao nivelar o âmbito antes de olhar para os valores, percebe-se por que um é mais barato e outro mais caro. Por exemplo, se um orçamento não inclui os textos e o outro inclui, some o custo de encomendar os textos à parte antes de comparar.
Como decidir quando houver dúvida
- Escolha quem já tenha definido um ponto de contacto para pedir atualizações depois da publicação
- Escolha quem já tenha criado sites próximos do seu setor e da sua dimensão
- Escolha quem responde às perguntas com rapidez e de forma concreta
- Deixe o preço como critério final
O custo de criação é pontual, mas a manutenção e as atualizações continuam enquanto o site existir. Pensar no encargo de alguns anos como a soma do custo inicial com as mensalidades ajuda a evitar decisões erradas.
Diferenças na forma de conduzir o projeto
Entre freelancers e agências, também difere a forma como o projeto avança do pedido até à publicação.
| Fase | Freelancer | Agência |
|---|---|---|
| Primeira conversa | Fala diretamente com a própria pessoa responsável | Na maioria dos casos, o contacto é feito pelo comercial ou pelo diretor de projeto |
| Definição da estratégia | O cliente prepara ou define em conjunto, conversando | Em certos casos, a empresa trata de organizar |
| Produção | Uma única pessoa conduz o trabalho | O trabalho é repartido por funções |
| Validação e alterações | Comunica diretamente ao responsável | Comunica através do ponto de contacto |
| Após a publicação | Na maioria dos casos, é necessário um contrato à parte | Na maioria dos casos, o contrato de manutenção já está integrado |
O esforço exigido ao cliente pode ser maior com um freelancer, porque é mais frequente ter de preparar por conta própria a estrutura e os textos. A escolha depende de poder dedicar tempo ou preferir delegar.
O que preparar antes de pedir um orçamento
Em qualquer dos casos, preparar os quatro pontos seguintes antes de fazer o pedido torna o orçamento mais concreto: a lista dos conteúdos que quer publicar, os endereços de sites de referência, a data pretendida para a publicação e uma indicação do limite do orçamento. Se for difícil preparar tudo, também pode organizar estes pontos com o apoio da agência.
Perguntas frequentes
De um modo geral, há tendência para custos mais baixos. No entanto, como o âmbito dos orçamentos costuma ser diferente, recomendamos que verifique se o planeamento estratégico e a manutenção estão incluídos e que compare em pé de igualdade.
Depende da empresa e de quem fica responsável. Peça para ver trabalhos anteriores e verifique se há casos de sites próximos do seu setor.
É possível. No entanto, se o site tiver sido construído com mecanismos próprios, pode não ser possível assumir o projeto. Estar construído com um sistema comum, como o WordPress, é um bom indicador de facilidade de transferência.
Depende do prestador. Antes de assinar o contrato, confirme quantas alterações estão incluídas na mensalidade e o que é cobrado à parte.
Como os subsídios exigem uma forma específica de elaborar o orçamento e apoio na candidatura, é mais indicado um prestador com experiência em projetos financiados por subsídios.
Organizamos consigo a discriminação dos custos
Saber se lhe convém um freelancer ou uma agência depende do âmbito que quer delegar e da manutenção necessária após a publicação. Na Merci Ltd., explicamos antes do orçamento as diferenças de preços e planos e o âmbito dos trabalhos incluídos na mensalidade.
